Компенсація витрат на проїзд у метро під час відрядження

Так, можна компенсувати витрати на проїзд у метро без оподаткування, якщо банківська виписка дає змогу ідентифікувати платіж як оплату проїзду та відрядження пов’язане з госпдіяльністю роботодавця. Додатково бажано оформити коротке письмове пояснення працівника про мету поїздок у межах відрядження.

Обґрунтування

1. Витрати на проїзд у відрядженні належать до дозволених і не оподатковуються Витрати на проїзд за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті та міському транспорті) належать до витрат на відрядження, що не включаються до оподатковуваного доходу працівника за умови документального підтвердження та зв’язку з госпдіяльністю роботодавця відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. Метро є видом міського транспорту, тому оплачені поїздки в межах маршруту відрядження можна компенсувати як витрати на проїзд.

2. Банківська виписка може бути підтвердним документом Якщо під час відрядження працівник розраховувався платіжною карткою, вартість витрат має підтверджуватися випискою та/або відомостями з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований платіжний інструмент, як це вимагає пп. 170.9.2 ПКУ. Банківська виписка по картці, де видно операцію оплати проїзду в метрополітені (наприклад, назву торговця «Київський метрополітен» чи подібну), може слугувати достатнім підтвердженням витрат на проїзд у метро.

3. Додаткові докази зв’язку з відрядженням Для «безподаткового» відшкодування витрат на відрядження потрібні документи, що підтверджують зв’язок витрат з господарською діяльністю роботодавця і фактичне перебування у відрядженні, як це випливає з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. Доцільно, щоб разом із випискою були: наказ про відрядження, інші документи, що підтверджують відрядження, а також службова або пояснювальна записка працівника із зазначенням, що поїздки метро здійснено в межах завдання на відрядження.

Фінальне рішення щодо компенсації таких витрат без оподаткування варто зафіксувати у внутрішньому Положенні про відрядження та застосовувати його послідовно.