Виплата відпускних: як уникнути помилок та відповідальності

Ні, просто «доплатити пізніше і забути» не можна: відпустку та відпускні треба правильно закрити документально, своєчасно донарахувати й виплатити суми та розуміти можливі штрафи за порушення строків.

Обґрунтування

1. Що зробити роботодавцю зараз
Спочатку потрібно усунути саме порушення:

1. Нарахувати відпускні за весь період відпустки у зарплаті того місяця, в якому працівник перебуває у відпустці.
2. Нарахувати та утримати ПДФО, ВЗ і нарахувати ЄСВ з усієї суми відпускних, відобразити це в обліку і в Податковому розрахунку за відповідний місяць (відпускні відображаються окремим рядком з КТН «10» у Д1, місяць виплати значення не має, важливий місяць нарахування, як зазначено для відпускних у Податковому розрахунку в матеріалі про резидентів Дія Сіті).
3. Фактично виплатити відпускні працівнику найближчим можливим платежем.
4. За потреби оформити пояснення або внутрішню доповідну/акт про причини затримки (особливо в умовах воєнного стану, якщо причина – бойові дії або форс-мажор).

2. Чи можна виплатити відпускні після початку відпустки і як це оформити
Заробітна плата за час відпустки за загальним правилом має бути виплачена до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором, це прямо випливає зі ст. 21 Закону про відпустки та ч. 3 ст. 115 КЗпП.
Якщо у вашому колективному або трудовому договорі заздалегідь передбачено, що відпускні можуть виплачуватись, наприклад, у найближчий день виплати зарплати чи в інший строк, то ви можете посилатися на таку умову, і виплата після початку відпустки не вважатиметься порушенням встановленого строку. Якщо такого положення немає, виплата після початку відпустки формально виглядає як несвоєчасна і контролюючі органи зазвичай трактують її як порушення трудових гарантій.

3. Можлива фінансова відповідальність за несвоєчасну виплату відпускних
Виплата відпускних після початку відпустки вважається порушенням строків виплати заробітної плати або інших виплат, передбачених законодавством про працю. За ст. 265 КЗпП можливі такі штрафи:

• якщо затримка не перевищує одного місяця, таке порушення відносять до «інших вимог трудового законодавства» і застосовується штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати за кожне порушення;
• якщо затримка виплати перевищить один місяць, настає відповідальність як за порушення встановлених строків виплати заробітної плати більш як за один місяць і може бути застосований штраф у трикратному розмірі мінімальної зарплати.
  Штраф накладається один за факт такого порушення, а не за кожного працівника окремо, коли йдеться саме про порушення строків виплат, а не про неоформлених працівників.

4. Можливість уникнути або пом’якшити штраф під час воєнного стану
У період дії воєнного стану, якщо порушення строків виплати оплати праці пов’язане з бойовими діями чи іншими обставинами непереборної сили, роботодавець звільняється від відповідальності за це порушення за умови, що зможе довести такий причинний зв’язок, як передбачено Законом № 2136-ІХ.
Крім того, якщо порушення буде виявлено під час позапланової перевірки Держпраці, і припис про усунення порушення (фактична виплата, донарахування тощо) буде виконано у повному обсязі і в строк, штрафи за ст. 265 КЗпП у період воєнного стану можуть не застосовуватись згідно з цим самим Законом № 2136-ІХ.

5. «Знижка 50 %» при сплаті штрафу
Якщо штраф за ст. 265 КЗпП все ж накладено і роботодавець з ним погоджується, він має право сплатити 50 % суми штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови, і тоді постанова вважається виконаною, про що прямо сказано в ст. 265 КЗпП.

Рекомендація:

Зафіксуйте виплату відпускних якнайшвидше, перевірте й оновіть положення колективного/трудових договорів щодо строків виплати відпускних, а на майбутнє плануйте відпустки так, щоб встигати нарахувати і виплатити відпускні до початку відпустки або в передбачений договором строк.

У поточній ситуації ключове завдання роботодавця – негайно донарахувати і виплатити відпускні з податками та належно це оформити, щоб зменшити ризики штрафів або мати аргументи для їх пом’якшення.