Використання факсиміле ФОП: можливості та обмеження підпису

Так, ФОП може користуватися факсиміле, але лише там, де це прямо погоджено письмово зі сторонами й немає законодавчої заборони, та з урахуванням обмежень щодо окремих видів документів.

Обґрунтування

1. Загальний дозвіл на факсиміле
Використання факсимільного відтворення підпису (механічного, електронного чи іншого копіювання) допускається, якщо це передбачено законом, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, у якій наведено зразки такого аналога підпису чи іншим чином визначено порядок його використання, про що прямо йдеться у ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Це стосується і ФОП як сторони цивільно-правових і господарських договорів.

2. Факсиміле на первинних документах (акти, накладні тощо)
Використання факсиміле на первинних документах допускається лише у порядку, встановленому законом та іншими актами цивільного законодавства, тобто за наявності письмової згоди сторін з визначеним порядком використання аналога підпису, що випливає з п. 2.4 Положення №88 у поєднанні з ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Тому ФОП може підписувати факсиміле акти, видаткові або інші первинні документи, якщо:

• у договорі (або окремій письмовій угоді/оферті) прямо передбачено використання факсиміле;
• до угоди додано зразки власноручного та факсимільного підписів чи іншим чином прописано порядок їх використання.

3. Документи, де факсиміле заборонене
На окремих видах документів факсимільне відтворення підпису не допускається. Зокрема, за роз’ясненням контролюючих органів, не можна використовувати факсиміле:

• на бухгалтерській, податковій та фінансовій звітності;
• на податкових накладних;
• на банківських розрахункових документах;
• на касових документах;
• на трудових книжках.
  Такі заборони пов’язані зі спеціальними вимогами до підпису відповідних документів, які виходять за межі загального дозволу ч. 3 ст. 207 ЦКУ.

4. Факсиміле у договірних відносинах ФОП
Для договорів (у тім числі публічних або договорів-оферт) ФОП може передбачити можливість використання факсиміле своїм текстом, дотримавшись вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ. У договорі або додатку до нього бажано:

• прямо вказати, що сторони погоджуються на використання факсиміле;
• навести зразки власноручного та факсимільного підписів;
• визначити, на яких саме документах контрагенти можуть застосовувати факсиміле (наприклад, накладні, акти, рахунки).

5. Що саме може підписувати ФОП факсиміле
ФОП може використовувати факсиміле для:

• підписання договорів, додаткових угод, якщо сторони письмово погодили таку форму підпису згідно з ч. 3 ст. 207 ЦКУ;
• підписання первинних документів (акти наданих послуг, видаткові накладні, рахунки тощо), за умови, що це узгоджено між сторонами й не суперечить спеціальній забороні для конкретного виду документа;
• використання штампа з реквізитами ФОП (ПІБ, ІПН, адреса) як окремого реквізиту, що не замінює підпис, якщо сам підпис оформлюється окремим факсиміле або власноручно та відповідає вимогам ч. 3 ст. 207 ЦКУ.

Відповідь на ваше запитання зводиться до того, що ФОП може користуватися факсиміле широко, але тільки в межах письмово погоджених з контрагентами умов і з урахуванням прямих законодавчих заборон для окремих документів.