Чи можна не враховувати витрати на відрядження у звіті

Ні, без оформлення відрядження безпечніше вважати таку оплату додатковим благом працівника з оподаткуванням, а щоб не було ПДФО, ВЗ і ЄСВ, доцільно саме оформити це як службове відрядження з усіма підтвердними документами.

Обґрунтування

1. Коли оплата проживання працівника – додаткове благо Оплата роботодавцем проживання працівників, які формально не перебувають у відрядженні, розглядається як компенсація особистих витрат і може бути кваліфікована як додаткове благо, що оподатковується ПДФО і військовим збором на підставі пп. 164.2.17 ПКУ. Такий підхід прямо озвучено для випадків, коли підприємство оплачує проживання, але відрядження не оформлене, або коли працівник постійно «в роз’їздах», а витрати не підпадають під правила відрядження.

2. Коли оплата проживання у готелі не є доходом працівника Не є доходом сума відшкодуваних витрат на відрядження (проїзд, проживання, у т.ч. з включеними в рахунок побутовими послугами, тощо) за наявності підтвердних документів і зв’язку поїздки з діяльністю роботодавця згідно з пп. 170.9.1 ПКУ. Для цього потрібні: наказ про відрядження з визначенням строку, мети, пункту призначення, розміру добових, а також документи на проживання, транспортні документи тощо. За наявності таких документів витрати на готель можна віднести до витрат на відрядження без оподаткування у працівника.

3. Чому у вашій ситуації краще саме оформити відрядження Ви вже надали до готелю наказ і посвідчення на відрядження, тобто фактично самі кваліфікували поїздку як службове відрядження. Якщо при цьому в обліку не показувати ці витрати як відрядження, а просто як «іншу» оплату проживання працівника, податківці можуть розцінити це як додаткове благо за логікою пп. 164.2.17 ПКУ з відповідним донарахуванням ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Безпечний варіант — залишити їх саме як витрати на відрядження з дотриманням вимог п. 170.9 ПКУ.

4. Відрядження в межах Київ–Вишневе: чи є проблема Законодавство не забороняє направляти працівника у відрядження до іншого населеного пункту, навіть якщо це інше місто в межах агломерації, за умови, що поїздка оформлена наказом і пов’язана з господарською діяльністю (робота з клієнтами, обслуговування техніки тощо). Якщо виконуються критерії п. 170.9.1 ПКУ, витрати на готель у Києві для працівника з офісом у Вишневому можна визнати відрядженням і не оподатковувати як дохід.

Ризики та нюанси: Якщо вирішите «не показувати» відрядження і залишити лише оплату готелю, при перевірці це можуть кваліфікувати як додаткове благо з донарахуванням податків і зборів, тому краще або коректно оформити відрядження, або свідомо оподатковувати такі суми як дохід працівника.

Коректне оформлення поїздки як відрядження з підтвердними документами дає можливість безподатково відшкодувати працівнику витрати на проживання.