Чи дозволено зарахувати виплачені відпускні на наступну відпустку

Не зовсім: перенесення відпустки до її початку можливе, але з «відкликанням» та «зарахуванням» вже нарахованих відпускних як авансу за інший період є нюанси, і коректніше оформити саме скасування/перенесення відпустки, а бухгалтеру діяти так, щоб сума відпускних відповідала новому розрахунку середньої зарплати.

Обґрунтування

1. Що можна робити з відпусткою до її фактичного початку
Фактичне відкликання з відпустки можливе лише тоді, коли працівник уже у відпустці, і тільки у передбачених законом випадках, із дотриманням вимоги щодо неподільної частини відпустки не менше 14 к.дн, та за згодою працівника, про що йдеться у ст. 79 КЗпП і ст. 12 Закону про відпустки.
Якщо ж працівник ще не пішов у відпустку, сторони можуть змінити/скасувати раніше погоджений період, видавши наказ про скасування або перенесення відпустки за заявою працівника, при цьому виплата відпускних раніше не є порушенням, але дні відпустки за серпень у табелі мають бути зняті, а вересневі дні оформлені як нова відпустка.

2. Як діяти з уже нарахованими і виплаченими відпускними
Нарахування відпускних завжди робиться виходячи з розрахункового періоду, що передує місяцю надання відпустки, за правилами Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100.
Якщо відпустку переносять на інший місяць (серпень → вересень), формально змінюється місяць початку відпустки, а отже, і розрахунковий період для середньої; щоб дотриматися Порядку №100, правильний варіант такий:

• у серпні сторнувати нараховані відпускні (повністю або різницю, якщо вийде інша середня);
• у вересні нарахувати відпускні за новою середньою заробітною, як за звичайну відпустку;
• суму, вже виплачену в серпні, можна технічно залишити у працівника, але в бухобліку відобразити як переплату/аванс та «закрити» її вересневим нарахуванням (через сторно серпня і повторне нарахування у вересні).

3. Чому не варто просто «зарахувати» серпневі відпускні без перерахунку
Якщо просто не сторнувати серпневі відпускні і не робити нового розрахунку, то:

• порушується вимога Порядку №100 щодо розрахункового періоду, оскільки відпускні фактично оплачують вересневу відпустку, але обчислені за «серпневим» розрахунковим періодом;
• виникає ризик претензій щодо дотримання гарантій оплати праці, адже середній заробіток за відпустку має відповідати тому періоду, за який вона фактично надається;
• корректне податкове та ЄСВ-звітне відображення перехідних сум (у Д1, 4ДФ) прив’язується до місяця нарахування, тому серпневі суми, які фактично стосуються вересня, без сторнування спотворюватимуть базу за серпень і вересень.

Важливо:
Логічно й безпечно з точки зору законодавства і оплати праці:

• оформити скасування/перенесення відпустки до її початку (а не «відкликання»);
• у серпні сторнувати нараховані відпускні (і, за потреби, податки/ЄСВ у звітності),
• у вересні нарахувати відпускні згідно з Порядком №100, а вже виплачену раніше суму врахувати як аванс у взаєморозрахунках з працівником, не вимагаючи фактичного повернення готівки/коштів.

Коректне рішення полягає у перенесенні відпустки з належним документальним оформленням і бухгалтерським сторнуванням серпневих відпускних з новим розрахунком середньої зарплати у вересні, при цьому раніше виплачені суми можуть бути заліковані як аванс без фактичного повернення коштів.