Відшкодування витрат на відрядження засновнику поза штатом підприємства

Так, засновнику, який не перебуває у штаті підприємства, можна відшкодувати витрати на відрядження, але не всі й не як «класичні» добові працівника. Неоподатковуваними можуть бути тільки документально підтверджені витрати, перелічені в Податковому кодексі, а добові як гарантована виплата працівнику до такого засновника не застосовуються.

Обґрунтування

1. Відрядження засновника є корпоративним, а не трудовим питанням
Засновник, який не перебуває у трудових відносинах із ТОВ, діє як учасник і член керівних органів, а не як найманий працівник. Виплати за відрядження у розумінні трудових гарантій (зокрема добові за ст. 121 КЗпП) обов’язкові лише для працівників, з якими укладено трудовий договір. Для засновника рішення про його поїздку і компенсацію витрат приймають загальні збори (або одноособове рішення єдиного учасника) у корпоративному порядку.

2. Які витрати засновнику можна компенсувати без ПДФО і військового збору
Відповідно до підпункту «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу України, не є оподатковуваним доходом фізособи, яка є членом керівних органів підприємства, сума відшкодованих у встановленому порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат на:

• проїзд (у тому числі багаж, бронювання квитків) до місця відрядження, назад і за місцем відрядження, у тому числі орендований транспорт;
• проживання в готелях (мотелях), інші житлові приміщення, а також включені до готельного рахунка витрати на харчування і побутові послуги;
• телефонні розмови;
• оформлення закордонних паспортів, віз, дозволів на в’їзд;
• обов’язкове страхування;
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, включаючи збори і податки.
  Усі ці витрати не формують оподатковуваний дохід засновника за умови наявності первинних документів та документів, що підтверджують зв’язок поїздки з господарською діяльністю підприємства.

3. Добові засновнику: можна компенсувати, але з податковими наслідками
Норми про неоподатковувані «добові витрати» (0,1 мінімальної зарплати на день в Україні, 80 євро за кордон) у пп. 170.9.1 ПКУ прив’язані до осіб, які перебувають у трудових відносинах або є членами керівних органів як підзвітні працівники. Трудові гарантії добових за ст. 121 КЗпП стосуються саме працівників, а не засновників, що не в штаті. Для нештатного засновника:

• класичні добові як гарантована «недокументована» сума не є його обов’язковою гарантією;
• виплата добових понад перелік витрат, прямо названих у пп. 170.9.1 ПКУ, буде для нього оподатковуваним доходом з ПДФО 18% і військовим збором 5%, незалежно від наявності наказу чи положення про відрядження.

4. Вимоги до документального підтвердження та зв’язку з діяльністю підприємства
Щоб компенсація витрат засновнику не стала оподатковуваним доходом, слід забезпечити:

• наказ/рішення про направлення засновника у поїздку із зазначенням мети, строків і місця поїздки;
• документи, що підтверджують витрати: квитки, готельні рахунки, страхові поліси, квитанції, виписки банку при оплаті карткою тощо, саме на ім’я засновника або з чітким зв’язком з його поїздкою;
• документи, що підтверджують зв’язок поїздки з господарською діяльністю підприємства, як передбачено пп. 170.9.1 ПКУ, наприклад:
  • запрошення сторони, що приймає;
  • договори/контракти або проєкти договорів;
  • програму конференції, виставки, переговорів;
  • службову записку/звіт засновника про результати поїздки.

Рекомендація:
Для мінімізації податкових ризиків компенсуйте засновнику лише документально підтверджені витрати, перелічені у пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, як витрати на відрядження, а «добові» або не виплачуйте взагалі, або одразу класифікуйте їх як оподатковуваний дохід із нарахуванням ПДФО і військового збору.

Компенсувати засновнику, який не є працівником, витрати на відрядження можна, але в «чистому» неоподатковуваному режимі тільки для фактичних, документально підтверджених витрат, прямо названих у пп. 170.9.1 ПКУ, тоді як класичні добові для нього або не застосовують, або оподатковують.