Взаєморозрахунок витрат при відрядженні: як уникнути помилок

Можливі обидва варіанти.

У цій ситуації виникають два окремі зустрічні зобов’язання: з одного боку, працівник має повернути підприємству непідтверджену суму, витрачену за корпоративною карткою, а з іншого — підприємство має відшкодувати працівнику документально підтверджені витрати на відрядження, які він оплатив власною карткою. Витрати на відрядження, понесені працівником за власні кошти, підлягають відшкодуванню за наявності підтвердних документів та зв’язку витрат із відрядженням. Це відповідає ст. 121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 та пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719.

Якщо працівник має підтверджені витрати, оплачені власною карткою, їх можна зарахувати в рахунок суми, яку він повинен повернути підприємству за непідтвердженими витратами за корпоративною карткою. Підставою для такого зарахування є ст. 601 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3014, відповідно до якої зобов’язання можуть припинятися зарахуванням зустрічних однорідних вимог, строк виконання яких настав.

Для оформлення працівник подає звіт про використання коштів із підтвердними документами за витратами, понесеними власною карткою, а також слід отримати від нього заяву про зарахування зустрічних вимог. У заяві можна зазначити: «Прошу суму непідтверджених витрат за корпоративною платіжною карткою в розмірі ___ грн зарахувати в рахунок компенсації підтверджених витрат на відрядження, понесених мною за власні кошти, у розмірі ___ грн».

У бухгалтерському обліку суми зустрічної заборгованості зараховуються між собою, а працівнику виплачується лише різниця, якщо сума його підтверджених витрат перевищує суму непідтверджених витрат за корпоративною карткою.

При цьому важливо, що сам факт зарахування зустрічних вимог не є виплатою працівнику оподатковуваного доходу. Якщо непідтверджена сума за корпоративною карткою фактично погашається шляхом такого заліку, підстав для її оподаткування ПДФО та військовим збором як надміру витрачених коштів немає.

Інший варіант — не проводити взаємозалік. У такому разі підприємство окремо оформлює повернення працівником непідтвердженої суми за корпоративною карткою, а окремо відшкодовує працівнику підтверджені витрати, понесені власною карткою.

Якщо ж непідтверджена сума не повертається працівником у строки, передбачені п. 170.9.3 ПКУ, вона включається до його оподатковуваного доходу відповідно до пп. 164.2.11 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3627 та оподатковується ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 і військовим збором.

Раді допомогти, звертайтесь ще!