Урахування інвалідів у розрахунках під час планової відпустки

Частково так, відпускні враховують, але щодо перехідних відпусток немає чітких офіційних правил, тож для безпечного зарахування до нормативу доцільно забезпечити нарахування понад МЗП у кожному місяці кварталу окремо, а в Податковому розрахунку працівника з інвалідністю відображають за загальними правилами, з урахуванням коду категорії за ЄСВ та, за потреби, подвійного рядка для резидентів Дія Сіті.

Обґрунтування

1. Умови зарахування працівника з інвалідністю до нормативу Згідно зі ст. 18-2 Закону № 875-XII до нормативу зараховується лише працівник з інвалідністю, який працює за основним місцем роботи та має нараховану зарплату за місяць більше мінімальної. До доходу для «зарплатного» критерію безпечно включати всі виплати, які входять до фонду оплати праці за Інструкцією зі статистики заробітної плати, зокрема оклад, відпускні, оплату простою, премії. Лікарняні до фонду оплати праці не входять, тож орієнтуватись на них для виконання критерію ризиковано.

2. Перехідна відпустка і зарахування місяця до нормативу Виплати за щорічну відпустку належать до фонду додаткової заробітної плати як оплата за невідпрацьований час, тож їх можна враховувати у сукупному місячному доході. Для «перехідних» відпусток безпечний підхід такий:

• відпускні розподіляти по місяцях, за які вони нараховані, а не за місяцем фактичної виплати;
• контролювати, щоб у кожному місяці кварталу (коли працівника хочете врахувати в норматив) сума нарахувань, які входять до фонду оплати праці, перевищувала 8 647 грн у 2026 році.
  Через відсутність офіційних роз’яснень щодо того, як контролери віднесуть перехідні відпускні, найбезпечніше «дотягувати» суму до МЗП у кожному конкретному місяці за рахунок премій чи доплат, що входять до фонду оплати праці.

3. Відображення працівника з інвалідністю у Податковому розрахунку Порядок заповнення Податкового розрахунку затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, при цьому його норми поки що не адаптовані під усі спецрежими. Працівника з інвалідністю у Додатку 1:

• відображають із кодом категорії за ЄСВ «2» для застосування ставки 8,41% (за наявності підтвердних документів на інвалідність, як вимагає пп. 5 п. 2 розд. ІІІ Інструкції з ЄСВ, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449);
• якщо роботодавець – резидент Дія Сіті і потрібно одночасно забезпечити мінімальну базу ЄСВ, застосовують дворядковий підхід: перший рядок із кодом «2» і ставкою 8,41%, другий – із кодом «1» та ознакою «13» для «дотягування» бази до мінімальної.
  Таке відображення забезпечує потрапляння працівника до рядка 102 Податкового розрахунку, що підтверджує його статус для цілей контролю виконання нормативу.

Ризики та нюанси: через відсутність офіційних роз’яснень щодо перехідних відпусток контролюючі органи можуть трактувати розподіл відпускних інакше, тому варто документально фіксувати розрахунок по місяцях і, за можливості, забезпечувати «запас» понад МЗП за рахунок виплат, що входять до фонду оплати праці.

За умов дотримання вимоги основного місця роботи і щомісячної нарахованої суми понад МЗП, працівник з інвалідністю буде зарахований до нормативу і коректно відображений у Податковому розрахунку.