Проблеми з декретними виплатами: відсутність трудових відносин у ФОП

Ні, подання квартального розрахунку саме по собі ще не гарантує автоматичне «підтягування» декретного і статусу трудових відносин, тож зараз потрібні додаткові дії з ПФУ та, за потреби, паперовий лікарняний і/або самостійні дії працівниці.

Обґрунтування

1. Чому ПФУ «не бачить» трудові відносини і декретний
У 2026 році у ФОПів відбувся перехід на квартальну об’єднану звітність, а програмне забезпечення ПФУ ще тривалий час орієнтувалося на щомісячні дані, через що в реєстрі застрахованих осіб з’являлися записи, що працівник «не перебуває у трудових відносинах», якщо в конкретному місяці не було звітності.
У консультаціях ПФУ прямо пояснюють, що такі помилки носять технічний характер і пов’язані саме з відсутністю або зміною форм звітності, а не з реальним припиненням трудових відносин.

2. Дії ФОП-роботодавця щодо ПФУ
ФОП як страхувальник має право і повинен звернутися до ПФУ для з’ясування, чому реєстр не розпізнає працівницю, якщо повідомлення про прийняття подане, а ЄСВ нараховується і сплачується.
Рекомендований порядок дій:

1. подати звернення до ПФУ через кабінет страхувальника (розділ «Комунікації з ПФУ» – «Звернення») з описом проблеми та додати:

• копію повідомлення про прийняття працівниці на роботу;
• витяг з об’єднаної звітності, де відображена працівниця;

2. паралельно зателефонувати на гарячу лінію ПФУ для уточнення причин відмови в запитах по працівниці;
3. у разі відсутності реакції – повторити звернення, зафіксувавши його номер, і за потреби звернутися до територіального управління ПФУ особисто.
   За статтею 253 Кодексу законів про працю України працівниця, що працює за трудовим договором, підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, а отже, її періоди роботи та відпустки по вагітності та пологах мають бути відображені в реєстрі.

3. Варіанти для оформлення та оплати декретного
Через технічні збої ПФУ наразі застосовуються такі практичні варіанти:

• рекомендувати лікарю оформити працівниці паперовий листок непрацездатності по вагітності та пологах, якщо е-лікарняний не формується через відсутність трудових відносин у реєстрі;
• діяти за роз’ясненням ПФУ і домовитися з лікарем про формування електронного лікарняного після того, як ПФУ обробить квартальну звітність і внесе дані до реєстру (ПФУ у своїх листах прямо допускає таке відкладене формування).
  Сам по собі статус «не перебуває у трудових відносинах» у ПФУ при наявності фактичної роботи та поданої звітності вказує саме на технічну проблему, а не на відсутність права на допомогу.

4. Самостійні дії працівниці
Працівниця може додатково:

• подати власне звернення до ПФУ через свій особистий кабінет (розділ «Комунікації з ПФУ» – «Звернення») з вимогою виправити статус трудових відносин;
• за потреби самостійно завантажити скани трудової книжки та інших документів про стаж через свій електронний кабінет ПФУ, що дозволяє обійти технічне блокування «прив’язки» до конкретного роботодавця;
• контролювати появу в особистому кабінеті інформації про страховий стаж і період відпустки по вагітності та пологах.

Фактична наявність трудових відносин, поданої звітності й сплаченого ЄСВ дає підстави вимагати від ПФУ виправлення даних у реєстрі та коректного відображення декретної відпустки.