Витрати на офісні потреби: як підтвердити та обліковувати

Так, такі закупівлі можна обґрунтовано вважати витратами, пов’язаними з господарською діяльністю, за умови правильного документування та відсутності персоніфікації споживання; якщо ж податково їх трактують як «негосподарські», вони все одно відображаються у витратах за правилами бухобліку з можливими окремими податковими наслідками (насамперед з ПДВ та для «високодохідників»).

Обґрунтування

1. Господарський характер витрат та ПДФО/ВЗ
Витрати на забезпечення працівників напоями, фруктами, снековими продуктами та одноразовим посудом пов’язані з організацією умов праці та обслуговуванням відвідувачів, тому можуть бути кваліфіковані як витрати господарської діяльності, якщо вони належно оформлені як частина витрат на забезпечення офісу та умов праці.
Податковий дохід у вигляді додаткового блага виникає лише за наявності конкретного одержувача, а вода, кава, чай, придбані для спільного споживання будь-яким працівником і відвідувачем офісу, не розглядаються як об’єкт оподаткування ПДФО, що підтверджується позицією податкового органу у категорії 103.02 ЗІР, побудованою на нормах про додаткові блага з пп. «а» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України.

2. Документальне підтвердження придбання, використання та списання
Щоб мінімізувати ризики, необхідно мати повний комплект первинних документів та внутрішніх розпорядчих актів. Доцільно оформити:

• наказ керівника про забезпечення офісу продуктами та супутніми товарами для створення належних умов праці й прийому відвідувачів, із зазначенням, що частування доступне всім працівникам і відвідувачам без персоніфікації;
• документи на придбання (чеки, накладні, ПН), а при закупівлі через підзвітну особу — авансовий звіт із підтвердними документами, щоб виконати вимоги п. 170.9.2 Податкового кодексу України щодо підтвердження витрат;
• акт(и) списання запасів/ТМЦ (можна щомісячні) без вказівки конкретних працівників, у яких фіксується загальний обсяг використання для потреб офісу; такі акти є первинними документами, що підтверджують господарські операції згідно із Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

3. Бухгалтерський облік витрат на офісні продукти й супутні товари
У бухобліку такі товари визнаються запасами та обліковуються до моменту списання, а потім формують витрати періоду. За НП(С)БО 9 «Запаси» запаси визнаються активами та оприбутковуються за первісною вартістю, що включає суму, сплачену постачальнику без відшкодовуваних податків, відповідно до п. 5 і п. 9 НП(С)БО 9.

Списання на 92 (адміністративні витрати) доцільне, якщо частування призначене головно для працівників, а на 93 — якщо воно є елементом обслуговування клієнтів/відвідувачів; у будь-якому разі це витрати операційної діяльності, які за п. 7 НП(С)БО 16 «Витрати» визнаються у періоді їх здійснення.

4. Податок на прибуток і «негосподарські» витрати
Загальне правило податку на прибуток базується на фінансовому результаті за даними бухобліку з коригуваннями лише в межах спеціально передбачених різниць, визначених пп. 134.1.1 Податкового кодексу України.

• Для платників без податкових різниць усі належно оформлені витрати (навіть якщо їх хтось вважає «негосподарськими») впливають на базу оподаткування через бухоблік.
• Для «високодохідників» коригування потрібні лише у спеціальних випадках (зокрема, щодо невиробничих основних засобів за пп. 138.3.2 ПКУ), а загального обов’язку «викидати» всі негосподарські витрати з розрахунку об’єкта оподаткування немає.

5. ПДВ та можливі «компенсуючі» зобов’язання
Право на податковий кредит за ПДВ при придбанні продуктів і супутніх товарів виникає за загальними правилами при наявності зареєстрованої податкової накладної або документів, передбачених п. 201.11 Податкового кодексу України.
Разом з тим, якщо податковий орган вважатиме, що такі товари не використовуються в оподатковуваних господарських операціях, може наполягати на нарахуванні податкових зобов’язань за п. 198.5 ПКУ як за товарами, використаними в негосподарській або неоподатковуваній діяльності. У такому разі:

• вхідний ПДВ включається до податкового кредиту при придбанні;
• при списанні на «негосподарські» потреби нараховуються компенсуючі ПЗ з ПДВ шляхом складання зведеної ПН із причиною «13», а суму таких ПЗ доцільно віднести на інші операційні витрати (наприклад, Дт 949 – Кт 643).

Рекомендація:
Щоб зменшити податкові ризики, варто: явно обґрунтувати в наказі й внутрішніх положеннях зв’язок цих витрат з умовами праці та діловою репутацією; завжди оформлювати акт(и) списання без персоніфікації; за можливості включати такі витрати до складу адміністративних/збутових витрат та, якщо ви обережні у ПДВ, планувати нарахування компенсуючих ПЗ за п. 198.5 ПКУ, коли подальше господарське використання важко довести.

Коректне документування й класифікація цих придбань як частини витрат на забезпечення офісу дозволяє відносити їх до господарських витрат і водночас мінімізує податкові претензії.