Правомірність використання особистого принтера у бухгалтерії підприємства

Частково так, витрати на заправку можна списувати, але лише за наявності оформленого договору користування принтером і підтвердження, що це не дохід фізособи.

Обґрунтування

1. Статус майна і оформлення відносин з власником
Щоб підприємство правомірно несло витрати на утримання принтера, який належить фізособі-директору, треба письмово оформити передачу в користування.
Можливі варіанти:

• договір оренди з орендною платою (тоді буде оподатковуваний дохід у фізособи і податкові наслідки для ТОВ);
• договір позички (безоплатне користування), де прямо вказано, що всі витрати на утримання та експлуатацію несе користувач – підприємство, як це відповідає нормам Цивільного кодексу України щодо договорів найму й позички, за якими користувач несе витрати на утримання речі.

2. Податкові наслідки для фізичної особи
Якщо укладено договір оренди, виплата орендної плати фізособі є її доходом і ТОВ як податковий агент має утримувати ПДФО та військовий збір згідно з Податковим кодексом України.
Якщо укладено договір позички, плата не нараховується, доходу у фізособи немає, отже, немає об’єкта для ПДФО та військового збору, що відповідає конструкції безоплатного користування майном у Цивільному кодексі України.

3. Облік витрат на картриджі та їх списання
Картридж (або заправка картриджа) є запасом, який обліковується як матеріал до моменту використання, а потім його вартість включається до витрат періоду.
Запаси визнаються активами, коли є ймовірність економічних вигод і їх вартість достовірно визначена, що встановлено в п. 5 НП(С)БО 9.
У прикладному обліку це виглядає так:

• оприбуткування картриджа на субрахунок 201/209;
• при передачі у використання списання на рахунки витрат (92, 93 тощо) відповідно до НП(С)БО 16.

4. Ризик кваліфікації компенсації як додаткового блага
Якщо відносини з власником принтера не оформлені і ТОВ компенсує йому витрати на картриджі, така компенсація може розглядатися як додаткове благо фізособи з оподаткуванням ПДФО і військовим збором за правилами Податкового кодексу України.
Щоб уникнути цього, слід:

• укласти договір позички чи оренди;
• за потреби оформляти акти приймання-передачі майна в користування.

Рекомендація: оформіть з власником-президентом письмовий договір позички принтера і тоді списання витрат на заправку картриджа в обліку буде обґрунтованим і з мінімальними податковими ризиками.

Правомірність теперішньої схеми залежить від того, чи документально оформлено передачу принтера в користування підприємству і чи не маскується під витрати фактичний дохід засновника.