Облік витрат на каву для пасажирів під час перевезень

У Вашому випадку каву та стаканчики доцільно вести як запаси з подальшим списанням у витрати на збут/адміністративні, а в кадровій частині — формалізувати приготування та роздачу кави як додаткові обов’язки водіїв із відповідною оплатою (або включенням до умов праці).

Обґрунтування

1. Бухоблік придбання кави та стаканчиків
Придбані кава, вода, одноразові стаканчики є запасами, які оприбутковують за первісною вартістю на субрахунок 209 «Інші матеріали» згідно з п. 4, 8, 9 НП(С)БО 9 «Запаси». Типові проводки:

2. Податкові наслідки (прибуток, ПДФО, ЄСВ, ПДВ)
У податку на прибуток витрати на каву для пасажирів відображаються за правилами бухобліку, оскільки у розділі III Податкового кодексу України немає спеціальних коригувань для таких операцій. Якщо частування не персоніфіковане (кава доступна всім пасажирам, без обліку «хто скільки випив»), то не виникає персоніфікованого доходу фізособи, а отже, немає бази ані для ПДФО, ані для військового збору, ані для ЄСВ (за аналогією з підходом до чаю/кави для працівників, що випливає з п. 16-1 підрозділу 10 р. ХХ ПКУ і ч. 1 ст. 7 Закону №2464-VI). Для ПДВ Ви маєте право на податковий кредит при покупці (п. 198.1, 198.2, 201.11 ПКУ), але, якщо вартість кавового сервісу не включена до ціни перевезення й не компенсується пасажирами, податківці, як правило, вимагають нараховувати компенсаційні податкові зобов’язання за п. 198.5 ПКУ шляхом складання зведеної ПН з типом причини «13».

3. Оформлення сервісу внутрішніми документами підприємства
Щоб пов’язати кавовий сервіс з госпдіяльністю та підтвердити економічну доцільність витрат, варто:

• затвердити наказ/положення про додатковий сервіс пасажирам (безоплатна кава як елемент рівня обслуговування та конкурентної переваги);
• прописати, що витрати на каву включаються до витрат на збут як елемент сервісу при реалізації послуг перевезення;
• установити порядок обліку та списання запасів (відповідальні особи, періодичність звітів, форма акта списання).
  Таке оформлення допоможе довести зв’язок витрат з госпдіяльністю при податкових перевірках згідно з підходом, закладеним в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ щодо підтвердження витрат відряджених.

4. Кадрове оформлення приготування та роздачі кави водіями
На рейсі працюють лише водії, тому додаткові функції обслуговування пасажирів (у тому числі роздача кави) мають бути належно оформлені. Водій автобуса вже зобов’язаний «стежити за виконанням пасажирами своїх обов’язків та безпечним розміщенням багажу» і «вживати заходів для безпеки пасажирів» за ст. 40 Закону України «Про автомобільний транспорт», але приготування та роздача напоїв виходить за межі класичних обов’язків керування і контролю безпеки. Рекомендовано:

• внести до посадової інструкції водія обов’язки щодо організації сервісу кави (у формулюванні, що не суперечить ст. 40 згаданого Закону, з акцентом, що це не має відволікати від безпечного керування);
• оформити це як суміщення/розширення кола обов’язків з доплатою, визначеною в локальному акті (Положення про оплату праці, колективний чи трудовий договір), щоб не порушити трудові гарантії, з урахуванням спеціального режиму роботи водіїв за Положенням №340;
• у внутрішніх правилах роботи і графіках змінності розписати, коли саме водій може обслуговувати пасажирів (наприклад, під час зупинок, без відволікання від керування), щоб не суперечити вимогам безпеки й Правил дорожнього руху.

Рекомендація:
Доцільно одночасно оновити посадові інструкції водіїв, Положення про оплату праці (доплата за додатковий сервіс), затвердити наказ про впровадження кавового сервісу та порядок обліку/списання запасів, а щодо ПДВ — або включати вартість кави в собівартість послуг перевезення і фіксувати це в калькуляціях тарифу, або готуватися до нарахування компенсаційних зобов’язань за п. 198.5 ПКУ.

Упорядкування внутрішніх документів з обліку запасів та умов праці водіїв дозволить безпечно надавати кавовий сервіс пасажирам і мінімізувати податкові та трудові ризики.