Оплата за продукти харчування через приватну особу: можливі ризики

Так, можна, але за певних обставин.

Якщо кошти не будуть повертатися працівнику.

Стаття 528 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#Text дозволяє боржнику покласти виконання свого обов'язку на третю особу. Кредитор зобов'язаний прийняти таке виконання, окрім випадків, коли закон, договір або суть зобов'язання вимагають особистого виконання боржником. У разі невиконання третьою особою обов'язку, відповідальність перед кредитором несе сам боржник.

Згідно Закону України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» — Стаття 1, Стаття 5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/5073-17#Text благодійна діяльність може здійснюватися у формі безоплатної передачі у власність бенефіціарів коштів, іншого майна, а також безоплатного виконання робіт чи надання послуг. Погашення боргу ліцею працівником за власні кошти є добровільною благодійною пожертвою (допомогою).

Щоб операція була легальною для Бюджетного кодексу та перевірок Держаудитслужби (ДАСУ), обов'язково оформлюються такі документи:

- Заява від працівника, в якій пише на ім'я керівника ліцею, де зазначає: «Мною, (ПІБ, посада), добровільно та на безповоротній основі (як благодійний внесок) проведено оплату заборгованості Ліцею перед (назва постачальника) за договором № від... згідно з накладною № від... у сумі... грн. Компенсації витрат з боку ліцею не потребую».

- Копія квитанції. Працівник додає оригінал або завірену копію квитанції про оплату до своєї заяви.

- Лист-угода з постачальником. Ліцей направляє постачальнику офіційний лист про те, що оплату проведено через третю особу (працівника) відповідно до ст. 528 ЦКУ як благодійне виконання зобов’язання, і просить зарахувати кошти в рахунок боргу ліцею.

- Акт звірки взаєморозрахунків. Обов'язково підпишіть із постачальником акт звірки, де буде чітко видно, що заборгованість ліцею за цим договором закрита (дорівнює нулю).

- Наказ керівника ліцею про визнання та зарахування добровільного внеску (пожертви) працівника у формі виконання грошового зобов'язання перед постачальником.

- Довідка про надходження в натуральній формі. Оскільки кошти фізично не заходили на рахунок ліцею, ви повинні подати до органів Казначейства Довідку про надходження в натуральній формі не пізніше останнього робочого дня звітного місяця. Це дозволить внести зміни до спеціального фонду кошторису (код доходів 25020100 «Благодійні внески, гранти та дарунки») згідно Наказу Міністерства фінансів України № 44 від 24.01.2012. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0196-12#Text

- Бухгалтерська довідка. На підставі заяви, квитанції та акта звірки бухгалтер робить проводку: на зменшення кредиторської заборгованості перед постачальником продукції та на збільшення доходів від необмінних операцій (благодійна допомога).

Якщо ліцеєм кошти будуть повертатися працівнику.

Якщо ліцей усе ж таки планує компенсувати (повернути) кошти працівнику, то суть операції кардинально змінюється. Тепер це не благодійна допомога, а придбання товарів для потреб установи через підзвітну особу за власні кошти.

Необхідні документи:

- Доповідна (пояснювальна) записка працівника на ім'я керівника, у якій працівник пояснює форс-мажорні обставини (наприклад: «У зв'язку з ризиком зриву постачання продуктів харчування для ліцею та затримкою фінансування на реєстраційному рахунку, мною було оплачено борг перед постачальником за власний рахунок у сумі... Прошу відшкодувати понесені витрати»).

- Звіт про використання коштів (так званий авансовий звіт). Працівник зобов'язаний заповнити та подати офіційну форму Звіту (затверджену Наказом Мінфіну № 841). До звіту обов'язково додається оригінал банківської квитанції про оплату.

- Наказ керівника ліцею про затвердження авансового звіту та відшкодування працівнику понесених ним витрат на користь установи.

- Акт звірки з постачальником, щоб підтвердити, що постачальник отримав гроші та закрив кредиторську заборгованість ліцею.

Раді допомогти, звертайтесь ще!