Правильне відображення відпустки та доплати у фінансових звітах

Частково так, доплату ЄСВ робити потрібно, але в додатку Д1 серпня і вересня це слід відобразити окремими рядками з урахуванням «розкидання» відпускних і фактично відпрацьованого дня, а у 4ДФ показати дохід за місяцями без спеціальних позначок щодо відкликання.

Обґрунтування

1. Відображення серпневої відпустки і відкликання в додатку Д1 за серпень
У Д1 за серпень відображаєте всі суми, які стосуються серпня, окремими рядками:

• рядок із зарплатою/погодинною оплатою за фактично відпрацьовані серпневі години (до 10.08 включно) з кодом категорії застрахованої особи «1», у графі 10 — «08.2026», у графах 16, 17 — фактична база, ЄСВ за ставкою 22%;
• рядок із відпускними за серпневі календарні дні відпустки, нарахованими в серпні, з кодом типу нарахування «10» у графі 9 та місяцем «08.2026» у графі 10, у графах 16, 17 — сума відпускних серпня і ЄСВ;
• якщо загальна база за серпень (зарплата + відпускні серпня) менша МЗП і виконуються умови сплати ЄСВ з «мінімалки» (основне місце, ставка 22%, повний місяць у відносинах), додаєте окремий рядок з додатковою базою і типом нарахування «13» у графі 9 та місяцем «08.2026» у графі 10.
  Особливих позначок щодо відкликання в серпні в Д1 немає, важливо лише правильно віднести відпускні до серпня і розрахувати доплату ЄСВ за цей місяць відповідно до п. 5 ст. 8 Закону №2464-VI і ст. 7 цього Закону.

2. Відображення перенесеного робочого дня у вересні в додатку Д1
У вересні в Д1 показуєте:

• зарплату/погодинну оплату за фактично відпрацьований «перенесений» день вересня окремим рядком як звичайну зарплату за вересень (код категорії «1», графа 10 — «09.2026», графи 16,17 — нарахований дохід і база ЄСВ);
• відпускні за вересневі дні відпустки, якщо їх нараховано в серпні, відображаєте у вересневому Д1 окремим рядком з кодом типу нарахування «10» у графі 9 та «09.2026» у графі 10, із сумою відпускних за вересневі дні у графах 16,17. Такий підхід відповідає порядку «розкидання» перехідної відпустки за місяцями, коли суми відпускних включаються до того місяця, за який вони нараховані, окремими рядками з КТН «10», як описано в консультації за Порядком № z0111-15.
  Якщо сукупна база за вересень (зарплата за перенесений день + вересневі відпускні, якщо є) менша МЗП і виконуються умови для мінімального ЄСВ, на різницю між МЗП і фактичною базою донараховуєте ЄСВ і показуєте додаткову базу окремим рядком з типом нарахування «13» і місяцем «09.2026» у графі 10, за аналогією до описаного підходу в матеріалах щодо доплати ЄСВ до мінімальної зарплати на підставі частини 5 ст. 8 Закону №2464-VI.

3. Відображення доходу в 4ДФ за серпень і вересень
У 4ДФ (розділ 1 об’єднаного розрахунку):

• дохід у вигляді зарплати та відпускних показуєте в тому місяці, в якому його нараховано, із відповідною ознакою доходу (як правило, «101» для зарплати і відпускних);
• факти відкликання та перенесення робочого дня окремо не виділяються, важливо лише, щоб у серпні були відображені суми, нараховані в серпні, а у вересні — суми, нараховані у вересні;
• нарахування додаткової бази для ЄСВ (тип «13» у Д1) на показники 4ДФ не впливає, бо це технічна база для ЄСВ, а не додатковий оподатковуваний дохід.
  Таким чином, у 4ДФ ви не «розкидаєте» відпускні за місяцями, як у Д1, а керуєтесь датою нарахування, тоді як вимоги до розподілу виплат за місяцями для цілей ЄСВ встановлюються саме Законом №2464-VI і деталізуються у формах Д1.

Фіксація відкликаного дня як робочого у вересні і правильний розподіл відпускних у Д1 дозволить обґрунтувати відсутність додаткової «незрозумілої» доплати ЄСВ у серпні чи вересні при перевірці.