Механізм оформлення сплати комунальних платежів для благодійного фонду

Не зовсім, напряму «комуналку» на рахунок БФ без оформлення відносин краще не приймати: оптимально укласти окремий договір про відшкодування витрат на комунальні послуги або короткостроковий договір користування приміщеннями, де передбачити порядок і форму такої компенсації, і під ці договори оформлювати акти та платежі як відшкодування витрат, а не оренду.

Обґрунтування

1. Чому потрібен договір і які є ризики для БФ
Без оформленого договору оплата «комуналки» на рахунок БФ виглядатиме як безпідставні надходження або прихована орендна плата, що може розцінюватись як господарська діяльність з ризиком для неприбуткового статусу. Для благодійних організацій важливо, щоб усі надходження і витрати відповідали статутним цілям і не порушували вимоги до цільового використання активів та обмежень щодо адміністративних витрат за ст. 16 Закону №5073.

2. Відшкодування витрат на комунальні послуги за окремим договором
Найбезпечніший варіант на «перехідний» період – укласти з нинішніми користувачами:

• договір про відшкодування (компенсацію) витрат БФ на оплату комунальних послуг та утримання майна, без передачі їм права оренди;
• у договорі прописати:
  • що БФ є орендарем і отримувачем рахунків від комунальних служб;
  • перелік послуг (електроенергія, вода, опалення тощо), порядок розрахунку (за лічильниками чи пропорційно площі, аналогічно до підходів Примірного договору, затвердженого наказом ФДМУ від 05.09.2023 №1576);
  • строк дії (кілька місяців до звільнення приміщень);
  • порядок оплати: щомісяця БФ виставляє акт/рахунок на відшкодування фактично сплачених сум.
    Платежі у призначенні – «Відшкодування витрат на комунальні послуги за договором №…». Це дозволяє чітко відмежувати компенсацію витрат від орендної плати, за аналогією до підходу, описаного у Примірному договорі ФДМУ №1576, де орендар відшкодовує балансоутримувачу саме витрати за договорами з постачальниками.

3. Альтернатива: короткостроковий договір користування / суборенди
Якщо орендодавець не заперечує і умови основного договору не забороняють суборенду:

1. Оформіть з нинішніми користувачами короткостроковий договір суборенди або договори користування приміщеннями.
2. Умовами передбачте, що:
   • плата за користування може бути нульовою або символічною;
   • користувачі відшкодовують БФ витрати на комунальні послуги на підставі фактичних рахунків (окремим розділом про «відшкодування витрат»).
3. Під кожен період складайте акт приймання-передавання послуг/витрат, в якому зазначається сума відшкодування.
   Такий підхід узгоджується з цивільно-правовою природою оренди, коли плата за користування та компенсація витрат можуть бути розділені (аналогія зі ст. 797 ЦКУ щодо структури плати при оренді будівлі).

4. Варіант з прямою оплатою комунальних послуг орендарями
Можна передбачити в додатковій угоді до вашого основного договору оренди, що:

• колишні користувачі тимчасово оплачують комунальні послуги напряму постачальникам від свого імені або як третя особа, що виконує обов’язок БФ.
  Відповідно до п. 1 ст. 528 ЦКУ боржник може покласти виконання свого зобов’язання на іншу особу, і кредитор зобов’язаний прийняти таке виконання. У такому випадку гроші не проходять через рахунок БФ, а БФ отримує від орендарів копії квитанцій як підтвердження виконання їхньої обов’язкової участі у витратах, визначеної домовленістю сторін.

Рекомендація:
На кілька місяців укладіть з нинішніми користувачами простий письмовий договір відшкодування витрат на комунальні послуги (або коротку суборенду/договір користування з розділом про відшкодування), під який щомісяця оформлюйте акт і приймайте оплату саме як компенсацію витрат, а паралельно оцініть, чи не простіше переоформити окремі договори з комунальниками безпосередньо на цих користувачів.

Такий підхід дає змогу законно приймати кошти на рахунок БФ і зменшує ризики для його неприбуткового статусу.