Як правильно обліковувати витрати на поставку в ФОП

Включення авансової оплати за метал до витрат грудня 2024 року (до моменту отримання доходу від продажу готової продукції) є порушенням податкового законодавства. Витрати на сировину ФОП на загальній системі має право відображати лише в день отримання доходу від реалізації виготовленої з неї продукції. «Заховувати» це не варто, оскільки під час перевірки податківці знімуть такі витрати за 2024 рік, занизивши чистий дохід за 2024 рік і нарахувавши штрафи.

Для ФОП на загальній системі оподаткування об'єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід — різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручкою) i документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю (Податковий кодекс України, п. 177.2). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4292

Відповідно до ПКУ, пп. 177.4.1, до складу витрат належить вартість сировини та матеріалів, що утворюють основу для виготовлення продукції.

Для включення вартості металу до витрат повинні одночасно виконуватися три умови:

1. Метал фактично оплачений постачальнику (наявна платіжна інструкція/чек);
2. Метал фактично отриманий (наявна видаткова накладна/ТТН);
3. Отримано дохід від реалізації готової продукції (конвеєрних роликів/запчастин), виготовленої з цього металу.

Як заповнювати Типову форму обліку надалі: Згідно з Наказом Мінфіну від 13.05.2021 № 261 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0865-21#Text, запис про витрати на придбання сировини (металу) робиться у графі 6 Типової форми лише в день отримання оплати від покупця за готову продукцію.

• Якщо у грудні 2024 року ви лише оплатили метал, а дохід від реалізації роликів отримали, наприклад, у січні чи лютому 2025 року, то й вартість використаного металу мала потрапити до графи 6 саме у січні чи лютому 2025 року (в день надходження коштів від замовника).
• Якщо продукція продається або оплачується частинами, то й витрати на сировину включаються до графи 6 пропорційно до отриманої суми доходу.

Що робити з помилкою за грудень 2024 року?

Спроба «заховати» це без виправлень створює високі податкові ризики. Якщо ви включили витрати на метал до декларації за 2024 рік, це штучно зменшило ваш чистий дохід за 2024 рік, що призвело до недоплати ПДФО (18%), військового збору (1,5% за 2024 рік) та ЄСВ.

Безпечний алгоритм дій:

1. Виправлення в Типовій формі обліку:Якщо облік ведеться в паперовому вигляді: зробіть коригуючий запис (або сторно) за грудень 2024 року відповідно до Порядку № 261.
   
   Якщо в електронному вигляді (в Excel або E-кабінеті): внесіть виправлення шляхом створення нового коригуючого рядка з від'ємним/позитивним значенням або відредагуйте запис.
2. Перенесення витрат у 2025 рік:Відобразіть витрати на придбання металу у графі 6 Типової форми у 2025 році — датою (або датами), коли надійшла оплата від замовника за виготовлені ролики.
   Подання уточнюючої декларації:Якщо ви вже подали річну Податкову декларацію про майновий стан і доходи за 2024 рік з урахуванням цих передчасних витрат, подайте Уточнюючу декларацію за 2024 рік (згідно з ПКУ, ст. 50).
3. Збільште чистий дохід за 2024 рік на суму передчасно врахованих витрат, перерахуйте податкові зобов'язання (ПДФО, ВЗ та ЄСВ) та сплатите суму недоплати. На період дії воєнного стану платники звільняються від нарахування самоштрафу та пені у разі самостійного виправлення помилок, що призвели до заниження податкових зобов'язань.

Раді допомогти, звертайтесь ще!