Облік неплатників у кооперативах: проблеми та законодавчі нюанси

Не зовсім: сам факт обслуговування 192 не членів не заборонений, але для них це вже не «внески», а плата за послуги, яку потрібно оформлювати й обліковувати як дохід від реалізації, з належною первинною документацією замість скасованих «актів виконаних робіт».

Обґрунтування

1. Статус «колишніх членських внесків» для не членів кооперативу
Для членів кооперативу суми, затверджені зборами, є членськими/цільовими внесками за статутом. Для не членів ті самі суми юридично є платою за послуги з утримання інфраструктури, а не внесками, тому їх доцільно обліковувати як дохід від надання послуг, а не як членські внески. Для неприбутковості важливо, щоб увесь дохід використовувався на статутну діяльність і не розподілявся між членами, а вимоги пп. 133.4.1 ПКУ виконувались, тобто дохід від послуг не виплачувався засновникам чи членам як дивіденди, а йшов на цілі, визначені установчими документами.

2. Первинка замість «акта виконаних робіт»
Для бухобліку ключове не назва документа, а наявність первинного документа з обов’язковими реквізитами зі ст. 9 Закону №996. Допустимі варіанти:

• рахунок на оплату послуг за місяць (або інвойс), який містить усі обов’язкові реквізити первинного документа і виставляється вже за фактично надані послуги;
• квитанція/прибутковий касовий ордер/банківська виписка про оплату рахунку.
  Мінфін дозволяє, щоб оплачений рахунок-фактура з обов’язковими реквізитами був підставою для відображення в обліку операції з надання послуг без окремого акта, але лише за умови, що послуга вже фактично надана і діє принцип нарахування зі ст. 4 Закону №996.

3. Як виставляти рахунки/квитанції і які проводки
Для не членів доцільно:

• укласти публічний договір або індивідуальні договори на комплекс послуг з утримання території, де формула плати відповідає затвердженому «внеску» (тверда частина + тариф × площа);
• щомісяця виставляти рахунок на послуги за договором, у якому зазначені період, види послуг (комплекс утримання, охорона, освітлення тощо), сума;
• за надходженням коштів оформлювати квитанції або покладатися на банківську виписку.

Типова логіка обліку для не членів (як послуги):

Для членів можна й надалі відображати надходження як цільове фінансування/членські внески з використанням рахунку 48 чи 69 за вашою обліковою політикою, але для не членів – саме дохід від реалізації/інших операційних доходів, як у консультації щодо кооперативу, де всі надходження відображалися в рядках доходів і витрат як інші операційні.

4. Чи порушується законодавство щодо частки не членів
У наведених нормах Закону «Про кредитні спілки» йдеться про пайові внески членів, порядок їх залучення та повернення, а також вимогу вести персоніфікований облік пайових внесків відповідно до нормативних актів Регулятора (Закон № 3254-20). У цих нормах немає обмеження на обслуговування певного відсотка не членів, а саме правило «20 % не членів» прямо не прописано. Для обслуговуючих кооперативів питання частки послуг не членам та її граничного рівня потрібно звірити з Законом про кооперацію та власним статутом, оскільки із наведених норм спеціальної заборони чи ліміту не видно.

Рекомендація:
Закріпіть в обліковій політиці розділення надходжень від членів (внески/цільове фінансування) і від не членів (дохід від послуг), використовуйте договори та рахунки з обов’язковими реквізитами як первинку та періодично перевіряйте відповідність діяльності Закону про кооперацію й статуту щодо частки послуг не членам.

Правильне документування та облік платежів не членів як оплати за послуги допоможе уникнути податкових і правових ризиків для вашого кооперативу.