Дії бухгалтерії при мобілізації єдиного працівника та директора підприємства

Потрібно оформити увільнення директора від роботи у зв’язку з мобілізацією, передати повноваження іншій особі (через тимчасове призначення або довіреність / зміну підписанта) і забезпечити можливість підписання звітності новим КЕП, не використовуючи ключ директора.

Обґрунтування

По‑перше, директор як мобілізований працівник має бути увільнений від роботи. Оформлюється наказ про увільнення від роботи на період військової служби із посиланням на ч. 3 ст. 119 КЗпП, за ним зберігаються місце роботи і посада, але не виконується робота і не нараховується зарплата. ст. 119 КЗпП

По‑друге, КЕП мобілізованого директора бухгалтерія не має права використовувати. Підписання звітності ключем особи, яка фактично не виконує повноважень, вважається компрометацією КЕП і створює ризики невизнання документів контролюючими органами та контрагентами.

По‑третє, потрібно забезпечити нового підписанта для звітності й операцій. Варіанти:

1. засновник / інша особа оформлюється як тимчасовий виконувач обов’язків директора наказом або рішенням засновника, їй видається КЕП, а в податкову надсилається повідомлення про нового підписанта (форма J/F1391104 або за Порядком обміну електронними документами, наказ Мінфіну від 06.06.2017 № 557) 207 ЦКУ № 557
2. якщо за статутом дозволено і є технічна можливість, повноваження директора передаються іншій особі за довіреністю від директора, при цьому в ЄДР і податковій відображають цю особу як підписанта й оформлюють для неї КЕП.

По‑четверте, бухгалтерія має підтримувати мінімальне податкове й звітне «життя» підприємства. Після появи нового підписанта саме його КЕП використовується для подання об’єднаної звітності, ПДВ‑декларацій та іншої обов’язкової звітності; директора як мобілізованого щомісяця відображають в Додатку 1 об’єднаної звітності лише за днями трудових відносин, без нарахування доходу.

Підсумок. Ключові дії для бухгалтера: оформити наказ про увільнення, організувати призначення / уповноваження іншої особи з правом підпису, отримати для неї КЕП і налаштувати подання звітності вже від її імені, не використовуючи КЕП мобілізованого директора.