Оформлення військового обліку для бухгалтерів без посадової інструкції

Покласти на бухгалтера ведення військового обліку можна лише за його згодою, шляхом зміни істотних умов праці: оформлюєте окремий блок обов’язків (інструкцію / додаток), письмову згоду бухгалтера, наказ керівника та вносите зміни до трудового договору з установленням доплати до 50% окладу.

Обґрунтування

Ведення військового обліку покладають на кадрову службу або особу, яка веде облік працівників, якщо служби персоналу немає. Це прямо випливає з вимоги, що за відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві. п. 8 Порядку №1487

Якщо бухгалтер фактично веде кадровий облік, на нього можна покласти й військовий облік. У такому разі він стає саме тією «особою, яка веде облік працівників», про яку йдеться у нормі, і відповідає вимозі щодо суб’єкта, на якого покладають ведення військового обліку. п. 8 Порядку №1487

Покладання додаткових обов’язків без згоди працівника заборонено. Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, отже додаткові функції (кадровий та військовий облік) можуть бути доручені тільки за згодою бухгалтера і повинні бути формально оформлені. ст. 31 КЗпП

Зміна переліку обов’язків у трудовому договорі є зміною істотних умов праці. Зміна посадових обов’язків прямо віднесена до зміни істотних умов праці, тож необхідно дотриматися процедури її запровадження та належно письмово поінформувати працівника. ст. 32 КЗпП

Під час воєнного стану строк попередження скорочений. Зараз повідомлення працівника про зміну істотних умов праці допускається «не пізніш як до запровадження таких умов», тобто достатньо письмового повідомлення і згоди бухгалтера до дати початку виконання нових обов’язків. ст. 3 Закону № 2136

Особі, що веде військовий облік, обов’язково встановлюють доплату. За наявності менше 500 осіб на військовому обліку обов’язки покладаються на працівника служби персоналу (або особу, що веде облік працівників), і йому встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу. п. 10 Порядку №1487

Призначення відповідального за військовий облік потрібно повідомити ТЦК. Після видання наказу про покладення обов’язків з ведення військового обліку підприємство зобов’язане протягом семи днів направити до ТЦК повідомлення за формою з додатку 1 до порядку. п. 13 Порядку №1487

Алгоритм дій

1. Визначити, чи бухгалтер веде кадровий облік.
   Якщо кадровика або служби персоналу немає і бухгалтер фактично оформлює прийняття/звільнення, особові справи, накази тощо, це слід закріпити документально як його функцію. п. 8 Порядку №1487

2. Оформити зміст додаткових обов’язків.
   Складіть окремий документ на кшталт «Посадова інструкція бухгалтера» або «Додаток до трудового договору», де чітко перелічіть: ведення кадрового обліку та обов’язки з ведення військового обліку відповідно до Порядку №1487. Порядок №1487

3. Повідомити бухгалтера про зміну істотних умов праці і отримати згоду.
   Перед запровадженням змін видайте письмове повідомлення із зазначенням нових обов’язків та доплати і отримайте від бухгалтера письмову згоду; у період воєнного стану це робиться до дати початку виконання нових обов’язків, а не за два місяці. ст. 32 КЗпП ст. 3 Закону № 2136

4. Укласти додаткову угоду до трудового договору.
   У додатковій угоді зафіксуйте:
   – розширений перелік обов’язків (кадровий та військовий облік);
   – розмір доплати за ведення військового обліку (наприклад 20–50% посадового окладу) та порядок її виплати. п. 10 Порядку №1487

5. Видати наказ про покладання обов’язків відповідального за військовий облік.
   У наказі зазначте: ПІБ бухгалтера, дату початку виконання обов’язків, перелік ключових функцій з військового обліку, розмір доплати та посилання на додаткову угоду.

6. Повідомити ТЦК про призначення.
   Протягом 7 днів з дати наказу подайте до ТЦК за місцем реєстрації підприємства «Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) посадових осіб…» за формою додатку 1 до Порядку №1487. п. 13 Порядку №1487

Ризики / нюанси

Якщо кадровик є в штаті, покладати військовий облік напряму на бухгалтера не можна. У такому разі ТЦК вважає порушенням, коли військовий облік веде особа, яка не належить до служби персоналу, тому потрібно або залучити бухгалтера до кадрової служби за сумісництвом, або все ж призначити кадровика відповідальним. п. 8 Порядку №1487

Відсутність доплати або належного оформлення можуть розцінити як порушення військового обліку та трудових гарантій. ТЦК перевіряє наявність наказу, повідомлення до ТЦК, документально оформлених обов’язків і доплати до 50% окладу відповідальній особі. п. 10 Порядку №1487