Облік бонусних сертифікатів та їх податкові наслідки для підприємства

Ці сертифікати ви обліковуєте як безоплатно отримані запаси (за справедливою вартістю), а при їх безоплатній передачі працівникам або контрагентам нараховуєте ПДВ не нижче ціни придбання (у вашому випадку фактично 0 грн, але є високий ризик, що податківці орієнтуватимуться на номінал, а також для працівників виникає оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага на суму номіналу з урахуванням «подарункового» ліміту.

Обґрунтування

1. Облік надходження сертифікатів

Сертифікати ви отримали безоплатно. Їх слід відобразити як запаси на субрахунку 209 «Інші матеріали».
Первісну вартість доцільно визначати за справедливою вартістю, якою логічно вважати номінал 43 000 грн за 1 шт.

У бухобліку можливі проведення:

• Дт 209 Кт 718 – оприбутковано безоплатно отримані сертифікати за справедливою вартістю.

ПДВ за вхідною ПН до податкового кредиту не відносите, оскільки база постачання постачальника – 0 грн і ПК фактично немає.

2. ПДВ при безоплатній передачі сертифікатів покупцям

При безоплатній передачі або продажу подарункових сертифікатів покупцям податкові зобов’язання з ПДВ нараховують за правилами п. 188.1 ПКУ.
База оподаткування визначається виходячи з договірної вартості з урахуванням того, що вона не може бути нижче ціни придбання. п. 188.1 Податкового кодексу України.

Якщо формально орієнтуватися лише на «ціну придбання» як 0 грн, мінімальна база буде 0.
Проте оскільки сертифікати обліковані за номіналом як актив, є реальний ризик, що контролюючий орган вважатиме мінімальною базою саме номінал 43 000 грн за 1 шт і вимагатиме нарахування ПДВ з цієї суми.

У разі безоплатної передачі покупцям типовий підхід:

• скласти ПН на ціну «0»;
• скласти другу ПН на суму перевищення мінімальної бази (яку податківці можуть ототожнювати з номіналом) над договірною вартістю. п. 188.1 ПКУ.

3. ПДВ при передачі сертифікатів працівникам

Для ПДВ мінімальна база при безоплатній передачі працівникам визначається так само.
Формально за буквою п. 188.1 ПКУ база не може бути нижче ціни придбання, яка дорівнює 0 грн, але з огляду на те, що в обліку сертифікати визнаються за номіналом, зберігається ризик донарахування ПДВ від номіналу. 188.1 ПКУ.

4. ПДФО і військовий збір при передачі працівникам

Для працівника такий сертифікат є додатковим благом у вигляді права безоплатно отримати товари на суму, зазначену в номіналі.
У податковому роз’ясненні прямо зазначено, що при даруванні подарункових сертифікатів фізособам додатковим благом вважають номінал, а оподаткування відбувається з урахуванням пільги для подарунків (25 % мінімальної зарплати на 1 січня року) і «натуркоефіцієнта». п. 164.2 ПКУ, ст. 165 ПКУ, пп. 165.1.39 п. 165.1 ст. 165 ПКУ, пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ.

Отже:

• неоподатковувана частина – до 25 % МЗП на 1 січня 2026 року (2 161,75 грн), перевищення – оподатковуваний дохід;
• для ПДФО застосовується «натуральний» коефіцієнт, а для ВЗ – ні;
• у формі 4ДФ: неоподатковувана частина з ознакою «160», оподатковувана – з ознакою «126» (як для подарунків понад ліміт).

5. Бухоблік при передачі працівникам

Коли ви передаєте сертифікат працівнику:

• Дт 949 Кт 209 – списано собівартість сертифіката;
• Дт 949 Кт 641 – нараховано ПДВ (якщо вирішите виходити з номіналу як бази, що безпечніше з погляду спорів);
• Дт 949 Кт 641 – нараховано ПДФО;
• Дт 949 Кт 642 – нараховано військовий збір;
• Дт 651 Кт 641 – ЄСВ на суму додаткової зарплати (якщо класифікуєте подарунок як додаткову зарплату).

6. Використання сертифіката для отримання товару

Коли ви обмінюєте сертифікат на товар (паливо, продукти) в мережі-партнері, для вас це фактично безоплатно отриманий товар в обмін на вже наявний актив – сертифікат.
У бухобліку:

• Дт 20, 28, 203 тощо Кт 209 – обмін сертифіката на товар, без додаткових витрат;
  Якщо товар використовуєте у госпдіяльності і не даруєте далі працівникам, то додаткових ПДФО- та ПДВ-наслідків немає.

Алгоритм дій

1. Оприбуткуйте сертифікати на 209 рахунок за справедливою вартістю (номіналом) через дохід від безоплатно отриманих активів.
2. Визначте, кому та з якою метою вони передаватимуться: покупцям у маркетингових акціях, працівникам як подарунки, чи будуть використані для власних потреб підприємства.
3. Якщо даруєте покупцям – складіть ПН на «0» та, з урахуванням ризику, розгляньте складання другої ПН із базою не нижче номіналу, щоб уникнути спорів щодо п. 188.1 ПКУ.
4. Якщо даруєте працівникам – визнайте додаткове благо на суму номіналу, застосуйте пільгу 25 % МЗП, нарахуйте ПДФО з «натуркоефіцієнтом», ВЗ без коефіцієнта, ЄСВ, та відобразіть це у формі 4ДФ.
5. Якщо обмінюєте сертифікати на товари для власної діяльності – просто замініть у бухобліку актив «сертифікат» на відповідні запаси і далі дійте за загальними правилами обліку товарів та їх ПДВ.

Ризики / нюанси

Головні ризики стосуються саме бази ПДВ та оцінки додаткового блага.
Формально мінімальна база ПДВ за п. 188.1 ПКУ для безкоштовно отриманих сертифікатів може тлумачитися як «0», але через облік за номіналом податковий орган із великою ймовірністю наполягатиме на базі в сумі номіналу. п. 188.1 ПКУ.

Підсумовуючи, сертифікати слід уважно класифікувати та документально обґрунтувати як у бухобліку, так і щодо ПДВ і ПДФО, з урахуванням того, що для працівників оподатковується саме номінал мінус «подарунковий» ліміт.