Визначення правил використання рахунка-фактури в обліку послуг

Рахунок-фактура може замінити акт як первинний документ, якщо він оформлений з усіма обов’язковими реквізитами, фактично підтверджує надані послуги і порядок його використання закріплено в договорі, а підпис другої сторони може не вимагатися, якщо це прямо передбачено письмовим договором і в документі вказано дату/період надання послуг, тоді в обліку операцію відображають за датою фактичного надання послуг, навіть якщо рахунок і оплата були раніше.

Обґрунтування

1. Коли рахунок-фактура може бути замість акта

Щоб рахунок-фактура (інвойс) був первинним документом і замінював акт, він має містити всі обов’язкові реквізити первинного документа із ст. 9 Закону №996: назву документа, дату складання, назву підприємства, зміст і обсяг операції, одиницю виміру, дані відповідальних осіб і підпис (або інші ідентифікатори особи, яка оформила документ) ст. 9 Закону №996, від 16.07.1999 №996-XIV.

Мінфін визнає, що належно оформлений рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення операції без окремого акта, за умови його оплати, якщо реквізити дозволяють ідентифікувати операцію та сторони; ця позиція відображена й у профільних матеріалах.

Після змін Законом №4791-ІХ, якщо первинний документ містить дату/період надання послуг і в письмовому договорі передбачено, що послуги підтверджуються таким документом без підпису замовника, інвойс може виконувати роль акта і бути єдиним первинним документом ч. 2 ст. 9, від 16.07.1999 №996-XIV.

2. Як і де прописати, що підпис другої сторони не потрібен

Щоб працювати без підпису замовника, закон прямо вимагає дві умови:

1. Первинний документ повинен містити інформацію про дату (період) надання послуг / робіт / оренди.
2. Такий порядок документування повинен бути передбачено договором, укладеним у письмовій формі ч. 2 ст. 9, від 16.07.1999 №996-XIV.

Тому:

• Основне формулювання слід внести саме до письмового договору (звичайний договір, додаткова угода, публічний договір-оферта).
• Формулювання по суті має містити дві ідеї:
  – факт надання послуг підтверджується інвойсом (рахунком-актом, рахунком-фактурою), підписаним виконавцем;
  – відсутність посади, ПІБ і підпису представника замовника на такому документі не впливає на його чинність і не є порушенням вимог до первинного документа.

Внутрішній наказ підприємства можна видати для опису документообігу, але ключове юридичне значення має саме умова в договорі, бо на неї посилається норма ч. 2 ст. 9 Закону №996 ч. 2 ст. 9.

3. Як провести по датах у вашому прикладі

Вихідні дані:

Для бухобліку діє принцип нарахування: доходи/витрати визнаються в періоді, коли послуга фактично надана, а не за датою оплати ст. 4, від 16.07.1999 №996.

Отже:

• У виконавця

  • 20.07 – відображення виданого рахунку без визнання доходу.
  • 21.07 – облік отриманої передоплати (зобов’язання перед замовником).
  • 22.07 – на дату фактичного надання послуги визнається дохід, а аванс закривається на дохід, бо саме на цю дату припадає період надання послуги, зазначений у первинному документі.

• У замовника

  • 21.07 – відображення передоплати (дебіторська заборгованість постачальника / аванс виданий).
  • 22.07 – визнання витрат за послугою саме за датою фактичного надання послуги, яку зафіксовано в інвойсі як первинному документі.

Якщо ви платник ПДВ, перша подія для ПДВ – або дата оплати, або дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг; зміни щодо одностороннього акта/інвойсу не змінюють цього правила п. 187.1 Податкового кодексу України, ст. 9 Закону №996.

Підсумок: інвойс із датою складання 20.07, оплатою 21.07 і зазначеною в ньому датою фактичного надання послуги 22.07, за умови договору про використання інвойсу без підпису замовника, дає підстави відобразити дохід/витрати саме 22.07, а рахунок і оплата до цієї дати обліковуються як розрахункові операції.