Документація та бухгалтерські проводки при передачі зразків на сертифікацію

Передачу зразків у лабораторію оформлюєте актом/накладною на відбір і передачу зразків, у бухобліку витрати включаєте до виробничої собівартості або до витрат операційної діяльності, а з ПДВ – або нараховуєте податкові зобов’язання як за безоплатним постачанням, або, якщо вартість зразків включена до ціни оподатковуваної продукції, додаткові ПЗ не нараховуєте.

Обґрунтування

Документальне оформлення. Відбір зразків для лабораторних досліджень доцільно оформити внутрішнім наказом керівника про відбір та передачу зразків і актом відбору та передачі зразків. Для державного контролю застосовується форма акта відбору зразків, затверджена постановою КМУ «Про затвердження Порядку відбору зразків продукції для визначення її якісних показників та форми ...».

Зміст акта. В акті відбору зразків необхідно відобразити місце і дату, підставу відбору, дані підприємства, відповідальних осіб, перелік і кількість відібраних зразків із зазначенням виробника, партії, вартості та інші істотні відомості. Акт підписують відповідальна посадова особа підприємства та представник лабораторії або органу, що приймає зразки, у трьох примірниках для кожної сторони і лабораторії за аналогією з вимогами до акта відбору зразків продукції «Про затвердження Порядку відбору зразків продукції для визначення її якісних показників та форми ...».

Бухгалтерські проводки. Якщо зразки виготовляються в межах серійного виробництва як частина підготовки або контролю якості, витрати акумулюєте на рахунку 23, а потім включаєте до собівартості готової продукції. Якщо зразки окремі та не формують запаси, їх після відбору списують до витрат періоду. Типова схема:

Суть підходу до ПДВ. Податкові наслідки залежать від того, чи включаєте ви вартість зразків до вартості товарів/послуг, що оподатковуються ПДВ й приносять дохід. Податкова консультація прямо зазначає, що при безоплатній передачі зразків для лабораторних досліджень загальне правило – це оподаткування як операції з постачання з базою не нижче ціни придбання або звичайної ціни, з нарахуванням ПЗ та складанням податкових накладних «Податкова консультація (ЗІР)».

Варіант 1: вартість зразків не включається у собівартість оподатковуваних поставок. У такому разі безоплатна передача зразків у лабораторію для цілей ПДВ розглядається як окрема операція з постачання товарів. Потрібно визначити базу оподаткування ПДВ (не нижче ціни придбання або звичайної ціни для самостійно виготовлених зразків), нарахувати податкові зобов’язання та скласти податкову накладну, відповідно до підходу, описаного в «Податкова консультація (ЗІР)».

Варіант 2: вартість зразків включена до вартості оподатковуваної продукції. Якщо сума витрат на виготовлення або придбання зразків, які передаються для лабораторних досліджень, включена до складу вартості товарів/послуг, операції з постачання яких є об’єктом оподаткування ПДВ і пов’язані з отриманням доходів, тоді такі зразки вважаються використаними в господарській діяльності. У цьому випадку операція передачі зразків не розглядається як окреме постачання для цілей ПДВ, додаткові податкові зобов’язання не нараховуються, що прямо випливає з висновку «Податкова консультація (ЗІР)».

Підсумок. Правильний вибір між нарахуванням ПДВ та відсутністю додаткових ПЗ залежить від того, чи документально підтверджено включення витрат на зразки до собівартості оподатковуваної продукції і від організації обліку, яка має забезпечити цей зв’язок.

Алгоритм дій

1. Оформити внутрішні документи.
   Наказ керівника про відбір та передачу зразків на сертифікацію, призначення відповідальних осіб.

2. Скласти акт/накладну на відбір і передачу зразків.
   В акті відобразити всі обов’язкові реквізити зразків, кількість, вартість, дані сторін та підписи за аналогією з актом відбору зразків, затвердженим постановою КМУ «Про затвердження Порядку відбору зразків продукції для визначення її якісних показників та форми ...».

3. Відобразити формування собівартості зразків.
   Накопичити витрати на рахунку 23, далі списати на 91, 93 або 94 чи включити до собівартості готової продукції.

4. Визначити ПДВ-режим.
   Якщо витрати на зразки входять до собівартості продукції, яка оподатковується ПДВ, фіксуєте це в калькуляціях і обліковій політиці, не нараховуючи додаткових ПЗ. Якщо ні – нараховуєте ПДВ з бази не нижче ціни придбання/звичайної ціни та складаєте податкову накладну згідно з підходом «Податкова консультація (ЗІР)».

Приклад

1. Накопичення витрат на виготовлення зразків:
   Дт 23 Кт 20, 66, 65 – 10 000,00 грн.

2. Списання вартості зразків у витрати на збут (включені до собівартості реалізації):
   Дт 93 Кт 23 – 10 000,00 грн.

3. Якщо витрати на зразки включені до собівартості продукції, що оподатковується ПДВ, – додаткові податкові зобов’язання з ПДВ за операцією передачі зразків у лабораторію не нараховуються відповідно до висновку «Податкова консультація (ЗІР)».

Ризики / нюанси

Ключовий ризик – відсутність чітких доказів, що витрати на зразки включені до вартості оподатковуваних поставок. У такому разі податкова може наполягати на оподаткуванні безоплатної передачі як окремої операції та донарахувати ПДВ.

Зниження ризику забезпечується наявністю калькуляцій собівартості продукції, облікової політики з прописаним підходом до зразків і належно оформлених первинних документів на відбір і передачу зразків.