Як правильно виписати податкові накладні для трьох відвантажень

У вашій ситуації доцільно скласти три податкові накладні на кожне відвантаження, орієнтуючись на правило «першої події», а оплату 400 000 грн відобразити в межах уже складених ПН або наступних постачань, не дроблячи її на окремі «авансові» ПН під кожне відвантаження.

Обґрунтування

Податкова накладна складається на дату виникнення податкових зобов’язань за правилом першої події. Таку дату визначають за нормами статті 187 Податкового кодексу України, а сама ПН складається на кожне повне або часткове постачання товарів/послуг, а також на суму коштів, що надійшли як попередня оплата. При цьому ПН заповнюють відповідно до договору та первинних документів, зокрема видаткових накладних і платіжних документів п. 44.1 ПКУ, п. 201.7 ПКУ.

У вашому випадку першою подією є відвантаження за трьома поставками. Тому на дату кожного з трьох відвантажень слід скласти окрему ПН на суму фактичного постачання: 200 000 грн, 150 000 грн та 170 000 грн. Таке заповнення відповідає вимогам Порядку заповнення ПН, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2025 №1307, та забезпечує чітку відповідність між ПН і видатковими накладними Порядку заповнення ПН, пункту 4 Порядку №1307.

Оплата 400 000 грн у день, коли вже були три відвантаження, не змінює кількість і суми ПН. Оскільки податкові зобов’язання вже виникли за фактом постачання, повторно складати «авансові» ПН під цю оплату не потрібно. Оплата лише закриває заборгованість за вже відображеними в ПН постачаннями. Якщо частина відвантаження (на 120 000 грн) залишається неоплаченою, вона буде погашена наступними платежами й не потребує додаткових ПН, бо зобов’язання вже були нараховані за першою подією.

Право складати одну ПН на загальну суму кількох оплат в межах дня стосується саме випадків, коли першою подією є оплата. Податкова консультація роз’яснює, що якщо протягом одного дня товар оплачено декількома платежами і оплата є першою подією, не буде помилкою скласти одну ПН на загальну суму коштів, сплачених декількома різними платежами Податкова консультація (ЗІР). У вашій ситуації першою подією є постачання, тому застосовується інший підхід.

Підсумок: складаєте три ПН на суми кожного відвантаження, а оплату 400 000 грн відображаєте лише у взаєморозрахунках, без додаткових ПН.