Розрахунок невикористаної відпустки при звільненні працівника з роботи

Компенсацію рахуєте у два етапи: спочатку визначаєте кількість днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу за робочий рік, потім множите цю кількість на середньоденну зарплату, розраховану за Порядком №100.

Обґрунтування

1. Визначаємо робочий рік і тривалість відпустки.
Робочий рік відлічується з дати прийняття на роботу, тобто з 07.05.2026 по 06.05.2027. За повний робочий рік працівник має право не менше ніж на 24 календарні дні щорічної основної відпустки (якщо колдоговором не встановлено більше). Такий підхід прямо випливає з норм про щорічну відпустку за робочий рік та численних роз’яснень щодо пропорційного розрахунку.

2. Розраховуємо дні відпустки пропорційно відпрацьованому часу.
Зараз працівник звільняється до закінчення робочого року, тому кількість днів щорічної відпустки визначається розрахунковим шляхом за алгоритмом, який Мінекономіки рекомендує будувати за механікою Порядку №100. Сутність алгоритму:

1. знаходимо «вартість» 1 календарного дня стажу у днях відпустки;
2. множимо її на кількість календарних днів, що входять до відпускного стажу в періоді 07.05.2026–17.07.2026.

Формально:
Кількість днів відпустки за період = (Тривалість щорічної відпустки за повний рік / кількість календарних днів робочого року без урахування святкових і неробочих днів, якщо вони є) × кількість календарних днів відпускного стажу за фактично відпрацьований період.

Під час воєнного стану норми про святкові та неробочі дні не застосовуються, тому за робочі роки, які повністю припадають на воєнний стан, у знаменник беруть повні 365 днів. Це випливає з чинних правил про неврахування святкових днів у період воєнного стану для таких розрахунків.

Розрахунок

Припустимо, що працівнику за повний рік належить 24 календарні дні щорічної відпустки і весь робочий рік припадає на період дії воєнного стану.

1. Визначаємо кількість днів відпустки, що припадає на 1 календарний день робочого року:
   24 дні / 365 днів = 0,06575 днів відпустки за 1 календарний день стажу.

2. Рахуємо календарні дні стажу з 07.05.2026 по 17.07.2026 (за відсутності періодів, що не входять до відпускного стажу):
   Травень: 25 днів (з 7 по 31)
   Червень: 30 днів
   Липень: 17 днів
   Разом: 25 + 30 + 17 = 72 календарні дні.

3. Обчислюємо належні дні відпустки:
   0,06575 × 72 = 4,734 днів.

За загальним підходом для визначення кількості днів щорічної відпустки, які надаються або компенсуються, це число заокруглюють за загальними математичними правилами на користь працівника. У нашому прикладі це 5 календарних днів щорічної відпустки, що підлягають компенсації, якщо відпустка не використовувалась.

3. Розраховуємо середньоденну зарплату.
Середню зарплату для компенсації за невикористану відпустку обчислюють за Порядком №100. Якщо працівник працював менше року, розрахунковим періодом є фактичний час роботи з першого числа місяця після прийняття до першого числа місяця звільнення, але лише за повні календарні місяці. Якщо таких повних місяців немає або в них немає заробітку, середню зарплату визначають виходячи з посадового окладу або мінімальної зарплати, встановленої на момент розрахунку, за формулою типу:

Середньоденна = оклад (або МЗП, якщо оклад менший) × 12 / 365.

Цей підхід прямо відповідає правилам абз. 3–5 п. 4 та п. 2 Порядку №100, які застосовують, коли відсутній розрахунковий період або заробіток.

4. Остаточно сума компенсації = середньоденна зарплата × 5 днів.

Ризики / нюанси

1. Тривалість щорічної відпустки.
Якщо колдоговором або законом для цієї категорії працівників встановлено іншу тривалість щорічної основної відпустки (наприклад, 28 чи 30 днів), її слід підставити замість 24 у формулу як за повний робочий рік.

2. Періоди, що не входять до відпускного стажу.
Якщо в періоді роботи були дні, які не зараховуються до стажу для щорічної відпустки (наприклад, частина відпустки без збереження зарплати понад граничний строк тощо), їх потрібно вирахувати з 72 календарних днів перед розрахунком.

3. Фактичні використані дні.
Якщо працівник частину щорічної відпустки вже використав, з розрахованих 5 днів потрібно відняти використані, і компенсувати лише залишок.

Підсумок: алгоритм завжди один і той самий — визначити дні права на відпустку пропорційно стажу за робочий рік, потім помножити їх на середньоденну зарплату, обчислену за Порядком №100.