Оформлення знижки на оренду під час воєнного стану: поради

На час 100 % знижки краще офіційно змінити договір оренди, щоб орендна плата на цей період дорівнювала нулю, а відшкодування комунальних витрат було оформлено як окрема компенсація витрат, а не як плата за оренду. Це мінімізує ризик визнання безоплатного постачання орендних послуг за звичайною ціною для ПДВ і податку на прибуток.

Обґрунтування

1. Як оформити «знижку 100 %»

Для державного і комунального майна діє спеціальний порядок знижок і звільнень. Він передбачає, що при наданні знижок або звільнень за рішенням КМУ чи органу місцевого самоврядування підставою є наказ орендодавця на підставі звернення орендаря, а зміни до договору про початок/припинення знижки в договір не вносяться. Деякі питання оренди державного та комунального майна

У вашій ситуації (приватна юрособа) доцільно наслідувати цю логіку. Орендар подає письмове звернення про надання знижки на період воєнного стану. Компанія видає наказ (розпорядження) про тимчасове встановлення орендної плати «0 грн» за відповідний період для конкретних договорів із посиланням на звернення орендаря. До договору можна не вносити змін, але з практичної точки зору безпечніше додатковою угодою чітко зафіксувати новий розмір орендної плати на період пільги.

2. Відмежування оренди від компенсації комунальних послуг

Щоб відшкодування комунальних витрат не визнали прихованою орендною платою, у договорі потрібно чітко розписати, що:

1. орендна плата на період з … по … становить 0 грн;
2. орендар окремо відшкодовує фактичні витрати орендодавця на комунальні послуги та/або утримання будівлі за окремим договором чи розділом договору (аналогічно примірному договору про відшкодування витрат балансоутримувача, який застосовується до держмайна). Це відповідає поширеній моделі, коли компенсація комунальних платежів прямо виокремлюється із складу орендної плати.

В актах виконаних робіт за період «знижки 100 %» слід відображати лише компенсацію комунальних послуг, без рядка «орендна плата».

3. Чому це зменшує податкові ризики

Проблема для платника ПДВ при «безоплатній оренді» полягає у тому, що контролери можуть вимагати нарахування ПДВ виходячи зі звичайної ціни орендних послуг як безоплатного постачання. Якщо ж:

• є документально оформлене звернення орендаря;
• є наказ/додаткова угода із чітко встановленою знижкою до 100 % і «орендна плата = 0» на певний строк;
• акти за цей період не містять орендної плати, а лише компенсацію фактичних комунальних витрат, розрахованих за даними постачальників,

то ви обґрунтовуєте, що договірна ціна оренди в цей період дорівнює нулю. Послуги оренди не постачаються за плату, а відшкодування комунальних послуг не є орендною платою і не формує «звичайну ціну» оренди.

Для оренди держмайна законодавство прямо дозволяє на період воєнного стану встановлювати часткове або повне звільнення від орендної плати без окремого рішення орендодавця. Це підтверджує, що модель «0 грн оренди + окрема компенсація комунальних послуг» є допустимою і звичною в публічному секторі. Про особливості оренди державного та комунального майна у період воєнного стану

Поширений податковий ризик виникає тоді, коли в договорі оренди записано певну орендну плату, але фактично її не нараховують і не змінюють договір / не оформлюють знижку. У такому разі податківці часто вважають, що орендодавець безоплатно надає послуги за звичайними цінами, з усіма ПДВ‑наслідками.

Алгоритм дій

1. Отримати звернення орендаря
   Коротка заява від кожного орендаря з проханням надати знижку 100 % орендної плати на період воєнного стану (або чітко визначений строк), із посиланням на складне фінансове становище / обмеження діяльності.

2. Видати внутрішній наказ
   Наказом керівника:

   • перелічити договори та орендарів;
   • визначити період надання знижки;
   • встановити на цей період орендну плату 0 грн;
   • передбачити порядок обліку компенсації комунальних витрат.

3. Укласти додаткові угоди до договорів

   • зафіксувати, що з дати Х по дату Y розмір орендної плати = 0 грн;
   • окремим пунктом прописати порядок та формулу відшкодування фактичних комунальних витрат (за показниками лічильників або пропорційно площі, за аналогією до примірного договору ФДМУ);
   • за потреби встановити дату повернення до звичайної орендної плати.

4. Коректно оформлювати первинні документи

   • щомісячно складати акт із двома блоками:
     • «Орендна плата за приміщення за період … – 0,00 грн»;
     • «Компенсація витрат на комунальні послуги за … – ХХХХ,ХХ грн»;
   • у рахунках і податкових накладних відображати лише компенсацію комунальних послуг (якщо вирішите, що це оподатковувана операція з постачання послуг утримання приміщення) або як «компенсація витрат» – залежно від вашої облікової моделі.

5. Переглянути облікову політику та пояснювальні записки
   Доцільно у внутрішніх документах описати підхід: у період воєнного стану компанія мала політику підтримки орендарів і тимчасово встановлювала нульову орендну плату з компенсацією тільки фактичних комунальних витрат.

Ризики / нюанси

• Якщо залишити в договорах незмінну орендну плату, а просто «не виставляти рахунки», податкова може розцінити це як безоплатне постачання оренди з необхідністю нарахування ПДВ за звичайною ціною і можливими коригуваннями з податку на прибуток.
• Якщо сума «компенсації комунальних послуг» фактично перевищує середньоринкову оренду за подібні площі, її можуть кваліфікувати як приховану орендну плату і донарахувати податки.
• Для оренди держмайна знижки та звільнення регулюються спеціальними нормами, зокрема щодо автоматичного звільнення в період воєнного стану для певних орендарів та територій. Ці приклади варто використати як орієнтир для формулювань у ваших документах. Про особливості оренди державного та комунального майна у період воєнного стану

Підсумок: формалізуйте «нульову орендну плату» на період воєнного стану через заяви, наказ і додаткові угоди, а компенсацію комунальних витрат винесіть в окремий, чітко прописаний блок — це найкращий спосіб мінімізувати ризики визнання безоплатної оренди.