Оформлення закупівлі обладнання та облік для замовника: нюанси

На нашу думку, краще використовувати договір технічного обслуговування (ТО).

Гарантійне обслуговування не підходить: гарантія (ст. 675–680 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3320) — це безоплатний обов'язок продавця або виробника в межах гарантійного строку. У вас же йдеться про платну послугу з підтримки працездатності обладнання, зокрема при пошкодженнях з вини Замовника чи через зовнішні причини.

Два варіанти обліку:

1) Підмінний фонд — право власності залишається за вами.

Обладнання передається Замовнику в тимчасове користування на час ремонту або усунення несправності, після чого повертається.

Одиниця вартістю 30–50 тис. грн перевищує поріг 20 тис. грн, тому обліковується як основний засіб на рахунку 104. Амортизація списується на собівартість послуг: Дт 23 Кт 131. Замовник відображає отримане обладнання на позабалансовому рахунку 01.

Постачання товару не відбувається, отже об'єкта оподаткування ПДВ при передачі не виникає (пп. 14.1.191 ПКУ). ПДВ 20% нараховується щомісяця лише на вартість послуг ТО.

2) Перехід права власності до Замовника.

До передачі обладнання обліковується як запаси на рахунку 20. На дату передачі оформлюється продаж товару: Дт 23 Кт 20. Замовник ставить техніку собі на баланс.

Оскільки вартість техніки вже закладена в щомісячну абонплату, у Видатковій накладній її ціна зазначається як 0,00 грн.

Якщо вартість обладнання входить у вартість послуг, то складається одна ПН — на загальну вартість послуг ТО за місяць, номенклатура однією позицією на послугу.

Якщо вартість обладнання не включена до вартості послуг і в документах фігурує безоплатна передача, то згідно з п. 188.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551), ви зобов'язані нарахувати ПДВ на мінбазу (не нижче ціни придбання вами цього обладнання).

Потрібно скласти дві податкові накладні:

• Перша накладна: на нульову договірну ціну (сума ПДВ – «0»).
• Друга накладна: на суму перевищення (тип причини 15).

Варіант 1 відповідає суті «швидка заміна на час ремонту». Варіант 2 доречний, коли стара одиниця не підлягає відновленню і нова залишається у Замовника назавжди.

Так, можливо включення собівартості обладнання до абонплати.

При цьому необхідно виконати такі умови:

• У договорі прямо зазначено, що фіксована ціна послуг включає забезпечення наявності та надання підмінного/замінного обладнання.
• Є затверджена калькуляція вартості послуги (додаток до договору) з розшифровкою складових: амортизація, роботи, логістика, маржа.
• В акті наданих послуг за місяць є відповідна розшифровка.

Без калькуляції та згадки в договорі у вас не буде аргументів проти перекваліфікації операції в безоплатну передачу.

Термін «страховка» в договорі не використовуйте навіть у лапках — страхова діяльність ліцензована. Коректна назва, наприклад: Абонентська плата за забезпечення безперебійного функціонування систем.

Пакет документів

Для Варіанту 1:

1. Заявка Замовника про несправність.
2. Дефектний акт комісії за участю представника Замовника з причиною виходу з ладу.
3. Акт приймання-передачі обладнання в тимчасове користування (оренда/позичка).
4. Акт повернення підмінного обладнання Виконавцю (після ремонту рідного).
5. Акт наданих послуг за місяць з розшифровкою.

Для Варіанту 2:

Пункти 1, 2, 5 плюс Видаткова накладна та дві Податкові накладні (на 0 грн Замовнику та зведена на мінбазу) замість акта передачі в користування. Також додається Акт приймання-передачі несправного обладнання, яке ви забираєте собі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2