Правила підписання накладних на отримання ТМЦ без довіреності

Підписувати накладні може працівник, повноваження якого оформлені внутрішнім актом (наказ, положення) і/або довіреністю, а контрагенту доцільно надати документ, який це підтверджує. Головне — щоб право підпису було чітко закріплене та відповідало вимогам Положення №88.

Обґрунтування

Для підпису накладних не обов’язково використовується довіреність. Повноваження працівника можуть бути підтверджені письмовим договором, довіреністю або актом органу юридичної особи (наказом, положенням тощо). Це прямо випливає з п. 2.4 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.

Керівник зобов’язаний затвердити перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи. У цьому переліку визначають осіб, уповноважених підписувати документи на відпуск/витрачання коштів, ТМЦ, нематеріальних активів та іншого майна. Такий перелік затверджується керівником підприємства згідно з п. 2.12 Положення, наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.

Отже, якщо накладну підписує не директор, контрагенту можна надати:

1. копію наказу (або витяг з Положення/наказу про організацію бухобліку), де працівника включено до переліку осіб з правом підпису накладних;
2. або довіреність на працівника як додаткове підтвердження його повноважень, що теж відповідає формулюванню п. 2.4 Положення, наказу Мінфіну від 24.05.1995 №88.

Печатка на підписі працівника не замінює повноважень, а лише засвідчує документ, тому ключовим є наявність внутрішнього акта і/або довіреності. Підсумково безпечний варіант — мати наказ із переліком уповноважених осіб і за потреби додавати довіреність для зручності контрагента.