Як виправити помилку в заробітній платі через переплату

Можна перерахувати аванс за липень на 200 грн менше, але лише за письмовою заявою працівника або після добровільного повернення ним переплати, оскільки строк для одностороннього утримання вже минув.

Обґрунтування

Переплата зарплати може пов’язуватися або з лічильною помилкою, або з неправильною оцінкою норм. Лічильна помилка — це арифметична помилка в розрахунках або технічний збій, що призвів до неправильного обчислення суми виплати. Неправильне застосування закону, положень про оплату праці чи внутрішніх наказів лічильною помилкою не вважають. Це важливо для визначення можливості примусового утримання переплати.

Якщо переплата є лічильною, роботодавець міг би утримати суму за наказом, але лише в межах одного місяця з дня неправильної виплати. Такий підхід випливає з приписів про відрахування із зарплати для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок, із суворим місячним строком для видання наказу про відрахування. Якщо цей строк пропущено, в подальшому утримання можливе тільки за згодою працівника.

Оскільки лютий 2026 року давно минув, видати зараз наказ і «примусово» утримати 200 грн уже не можна. Строк у один місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми закінчився ще навесні, тому роботодавець втратив право на одностороннє відрахування. Далі будь-яке утримання буде законним лише за участю волевиявлення працівника.

Після спливу цього строку переплата може бути повернена тільки добровільно працівником. Це може бути або фактичне повернення готівкою чи на рахунок підприємства, або надання працівником заяви про утримання відповідної суми при найближчій виплаті заробітної плати. Іншого безконфліктного механізму повернення немає.

Найпростіший варіант у вашій ситуації — отримати від працівника заяву з проханням утримати 200 грн при виплаті авансу за липень. На підставі такої заяви видається внутрішній наказ роботодавця, а бухгалтер при перерахуванні авансу просто зменшує суму до виплати на 200 грн. В обліку це відобразиться як часткове погашення заборгованості працівника перед підприємством і вирівняє раніше переплачену суму.

Якщо працівник не погоджується і заяву не подає, утримувати 200 грн при виплаті авансу не можна. У такому разі переплата фактично залишається доходом працівника, а роботодавець не має правових підстав зменшувати йому наступні виплати. Спроба зробити це без згоди буде порушенням трудового законодавства.

Підсумовуючи, зараз ви можете виправити помилку лише за добровільною згодою працівника і правильно оформленими документами.