Ризики та рішення для оформлення угоди між компаніями в тендері

Для мінімізації ризиків компаніям «А» та «Б» необхідно якнайшвидше оформити договір постачання будівельних матеріалів із визначенням специфікацій за фактично поставленими матеріалами або, якщо компанія «Б» фактично виконувала частину робіт із використанням власних матеріалів, укласти договір субпідряду. Компанія «Б» повинна оформити видаткові накладні та зареєструвати податкові накладні за фактичними операціями, а компанія «А» — оприбуткувати матеріали та відобразити їх в обліку.

Оскільки замовником є бюджетна установа, під час перевірки особливу увагу приділятимуть підтвердженню походження будівельних матеріалів, правильності оформлення первинних документів та відповідності використаних матеріалів актам виконаних робіт за формами КБ-2в і КБ-3.

Якщо компанія «Б» лише передавала будівельні матеріали, доцільно оформити договір постачання (купівлі-продажу) між компанією «Б» як постачальником і компанією «А» як покупцем. До договору необхідно оформити специфікації із зазначенням номенклатури, кількості та вартості матеріалів, які повинні відповідати матеріалам, фактично використаним при виконанні ремонту. Якщо ж компанія «Б» фактично виконувала частину робіт із використанням власних матеріалів, може бути оформлений договір субпідряду.

Компанія «Б» повинна оформити видаткові накладні на всі фактичні поставки матеріалів. Такі документи мають бути підписані матеріально відповідальною особою або виконробом компанії «А», який фактично приймав матеріали на об'єкті, відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

Оскільки матеріали доставлялися через контрольно-пропускний пункт, їх переміщення доцільно підтвердити товарно-транспортними накладними, у яких місцем розвантаження зазначається відповідний будівельний об'єкт. Правила оформлення таких перевезень визначені Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затвердженими наказом Мінтрансу № 363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98, та Законом України «Про автомобільний транспорт» https://zakon.rada.gov.ua/go/2344-14.

Для компанії «Б» податкові зобов'язання з ПДВ виникають за правилом першої події відповідно до п. 187.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Тому податкові накладні повинні бути складені за датами фактичного відвантаження матеріалів та зареєстровані в ЄРПН. У разі несвоєчасної реєстрації податкових накладних застосовуються штрафи, передбачені п. 120-1.1 Податкового кодексу України.

Після реєстрації податкових накладних компанія «А» набуває право на податковий кредит з ПДВ. Оприбуткування матеріалів за належно оформленими первинними документами дає можливість відобразити їх у бухгалтерському обліку та включити до складу витрат відповідно до принципів бухгалтерського обліку, визначених ст. 4 та ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

За відсутності належно оформлених документів існує ризик, що під час перевірки бюджетний замовник або органи державного фінансового контролю можуть не визнати документально підтвердженим використання матеріалів при виконанні робіт, що може призвести до висновків про завищення вартості або обсягів виконаних робіт.

Крім того, якщо матеріали були списані без документів, що підтверджують їх надходження, під час податкової перевірки можливе невизнання витрат та податкового кредиту з ПДВ, а операцію можуть розцінити як таку, що не підтверджена належними первинними документами.

Матеріально відповідальна особа або виконроб відповідає за приймання, облік та збереження матеріалів. Відсутність документів, які підтверджують їх надходження, створює ризики щодо підтвердження достовірності облікових даних і використання матеріалів на об'єкті.

Компанії «А» необхідно невідкладно погодити з компанією «Б» оформлення договору, підписати специфікації, отримати видаткові накладні, оформити документи, що підтверджують переміщення матеріалів, внести відповідні записи до бухгалтерського обліку та забезпечити реєстрацію компанією «Б» податкових накладних за всіма фактичними поставками. Це дозволить максимально зменшити ризики під час перевірок бюджетного замовника, органів державного фінансового контролю та податкових органів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2