Як завірити копію посадової інструкції без кадрової служби

Правильно засвідчена копія посадової інструкції має містити відмітку «Копія» та напис «Згідно з оригіналом» з підписом уповноваженої особи на останньому аркуші, і якщо кадрової служби немає, таким уповноваженим може бути директор. Установу, а не працівника, зобов’язано виготовляти й засвідчувати копії документів, тож директор цілком правомірно може це робити за відсутності інспектора з кадрів.

Обґрунтування

Копія набуває юридичної сили лише після засвідчення в установленому порядку. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, її власного імені та прізвища, дати засвідчення і проставляється нижче реквізиту «Підпис» на копії документа, а напис скріплюється печаткою установи або структурного підрозділу (за наявності) згідно з Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор....

Встановлено, що саме установа виготовляє і засвідчує копії документів, а не працівник. Правила прямо дозволяють установі виготовляти і засвідчувати копії документів інших установ для внутрішнього використання, зокрема для долучення до особових справ, тобто відповідальність за правильність копій несе уповноважена установою особа, а не працівник Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор....

Законодавство не забороняє керівнику засвідчувати копії особових та службових документів. Для малих безструктурних підприємств, де немає окремої кадрової служби, директор може самостійно приймати працівників, перевіряти їх документи, виготовляти копії та засвідчувати їх, а також вести особові справи, тому його підпис як особи, що засвідчує копію посадової інструкції, є належним.

Для копії посадової інструкції слід дотриматися двох ключових реквізитів. На першому аркуші копії у правому верхньому куті проставляють відмітку «Копія», а на лицьовому боці останнього аркуша нижче реквізиту «Підпис» оформлюють напис «Згідно з оригіналом», далі посада «Директор», підпис, власне ім’я та прізвище директора, дата засвідчення і, за наявності, відбиток печатки підприємства, що відповідає вимогам Правил щодо засвідчення копій службових документів Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних ор....

Підсумково, у вашій ситуації директор може і має право особисто засвідчувати копії посадових інструкцій за описаними вище правилами.