Можливість зняття житла через ТОВ: оформлення та облік

Можна: ТОВ може або орендувати житло напряму як юрособа, або придбати квартиру і використовувати її для проживання відряджених працівників, за умови правильного документального оформлення і відображення витрат в обліку.

Обґрунтування

Якщо ТОВ орендує житло для відряджених працівників. ТОВ укладає договір оренди з власником житла як орендар. У договорі доцільно прямо зазначити, що житло надається для тимчасового проживання працівників у відрядженні. Це підтверджує виробничий характер витрат.

Комунальні послуги за орендованим житлом. Оптимально передбачити в договорі, що ТОВ або: 1) включає комунальні в орендну плату, або 2) укладає прямі договори з постачальниками. У варіанті з прямими договорами в орендодавця не виникає об’єкта оподаткування з ПДФО і ВЗ щодо компенсації комунальних послуг, а ТОВ напряму оплачує комунальні як свої витрати.

Облік у ТОВ при оренді. Орендна плата і комунальні, пов’язані з проживанням у відрядженні, є витратами діяльності. За практичним підходом їх відносять до адміністративних витрат на утримання об’єктів, що забезпечують господарську діяльність. Для комунальних у такому випадку можливе проведення: Дт 92 Кт 631 за нарахованими сумами.

Якщо ТОВ купує квартиру для проживання відряджених. Квартиру ставлять на баланс як основний засіб. У акті введення в експлуатацію бажано прямо зафіксувати її призначення для проживання відряджених працівників. Комунальні послуги по такій квартирі, якщо договори переоформлені на ТОВ, відносять до адміністративних витрат, зокрема на утримання основних засобів загальногосподарського використання, що прямо відповідає визначенню адміністративних витрат як витрат на утримання основних засобів, опалення, освітлення, водопостачання тощо НПСБО 16.

Податки для працівників при проживанні у «службовому» житлі. Надання житла працівникам, яке належить роботодавцю і використовується саме для виконання трудових обов’язків (відрядження), не утворює для працівників оподатковуваного доходу за умови, що це передбачено трудовим або колективним договором як умова виконання трудової функції. У такому випадку пільга з підпункту 164.2.17 ПКУ дозволяє не визнавати додаткове благо і не нараховувати ПДФО та військовий збір з вартості користування житлом 164.2.17 ПКУ.

Документальне оформлення у ТОВ. Доцільно: 1) зафіксувати в наказі по підприємству або в положенні про відрядження, що працівники можуть розміщуватися у квартирі або орендованому житлі; 2) передбачити в трудових чи колективному договорах можливість забезпечення житлом під час відряджень; 3) мати накази про відрядження з посиланням на місце проживання; 4) оформлювати акти приймання-передачі послуг оренди між орендодавцем і ТОВ (якщо це оренда).

Підсумковий висновок. Найменші податкові ризики дає варіант, коли житло належить або напряму орендується ТОВ, комунальні договори оформлені на ТОВ, у внутрішніх документах прописано, що житло використовується для відряджень, а працівникам не визнається додаткове благо за п. 164.2.17 ПКУ.