Витрати на відрядження за кордон: курс та підтвердження чеків

Якщо працівники оплачували витрати (пальне, готель) власною гривневою карткою, відшкодування здійснюється у гривнях, а витрати в обліку відображаються на основі виписки з карткового рахунку (де вже зафіксовано суму списання в гривнях з урахуванням конвертації) або перераховуються за курсом НБУ на дату затвердження витрат керівником. Якщо ж витрати здійснювалися в іноземній валюті (готівкою або з валютної картки) понад суму авансу, заборгованість підприємства перед працівником відшкодовується в гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ на день погашення цієї заборгованості. Самих лише чеків (з АЗС та готелю) достатньо для підтвердження витрат, але вони обов'язково мають супроводжуватися випискою з банківського рахунку працівника (у разі безготівкового розрахунку) та наказом про відрядження.

Порядок перерахунку та відшкодування витрат залежить від способу оплати:

• Оплата особистою гривневою карткою працівника: Під час безготівкових розрахунків за кордоном гривневою карткою банк списує кошти в гривнях за своїм комерційним курсом. Згідно з Податковим кодексом України, пп. 170.9.2 вартість витрат засвідчується випискою (відомостями з рахунку). Бухгалтерія відображає витрати у гривнях безпосередньо за сумою, фактично списаною з картки працівника (включаючи комісії банку та конвертацію), оскільки саме цю суму підприємство зобов'язане компенсувати. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965


• Оплата готівковою валютою (перевитрата власних коштів): Якщо працівник витратив власну готівкову валюту і у підприємства виникла заборгованість перед ним (перевитрата), таке відшкодування здійснюється в національній валюті України. Перерахунок понесених витрат проводиться за офіційним обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості (виплати коштів працівнику).


• Використання корпоративної картки (КПК): Якщо заправка та готель оплачувалися корпоративною карткою підприємства, витрати визнаються в бухобліку за офіційним курсом НБУ на дату списання (оплати) коштів з рахунку згідно з вимогами НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». Курсові різниці на дату затвердження документів у такому разі не виникають. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00

Згідно з Податковим кодексом України, пп. «а» пп. 170.9.1, самих лише чеків з АЗС чи рахунків з готелю недостатньо. Повний пакет документів має включати:

• Наказ про відрядження — обов’язковий документ, що встановлює терміни, мету та зв’язок поїздки з господарською діяльністю.


• Документи про оплату:
  у разі безготівкового розрахунку (карткою) — виписка банку (відомості з рахунку) працівника або підприємства;
  у разі оплати готівкою — фіскальні чеки, квитанції, що підтверджують факт розрахунку.


• Первинні документи, що підтверджують витрати:для заправки авто — чеки з АЗС, а також подорожній лист (або інший розроблений підприємством документ), який фіксує маршрут та використання пального за нормами;
  для проживання — рахунки/інвойси з готелю із зазначенням строків проживання та ПІБ відряджених осіб.


• Звіт про використання коштів (авансовий звіт):Відповідно до ПКУ, пп. 170.9.4 обов'язково складається, лише якщо виник оподатковуваний дохід (наприклад, перевищено ліміт добових) або працівник використовував готівку понад суму добових. Якщо розрахунки були виключно безготівковими і немає перевищення лімітів, авансовий звіт за законом можна не подавати (достатньо надати оригінали підтвердних документів), якщо інше не передбачено внутрішнім Положенням про відрядження вашого підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2