Правильність розрахунку сплати за працевлаштування осіб з інвалідністю

У вашій ситуації норматив потрібно виконувати, а внесок сплачувати лише якщо його не виконано; сам підхід із внеском замість працевлаштування в цілому вірний, а от сума 5400 грн є лише дуже грубою оцінкою, бо для точного розрахунку бракує даних і, ймовірно, середня зарплата відрізняється від 9000 грн.

Обґрунтування

1. Чи потрібно виконувати норматив

Для визначення, чи взагалі виникає обов’язок виконувати норматив, потрібно розрахувати середньооблікову кількість штатних працівників (СКШП) за квартал за правилами Інструкції зі статистики кількості працівників. СКШП за квартал визначають як середнє значення СКШП за кожен місяць кварталу. Інструкції

У вас по місяцях: квітень 7 осіб, травень 13 осіб, червень 14 осіб. Якщо припустити, що це саме СКШП за місяць, квартальний показник буде:
(7 + 13 + 14) / 3 = 34 / 3 ≈ 11,33 особи.
Тобто СКШП за квартал ≥ 8, отже норматив з працевлаштування осіб з інвалідністю застосовується, а значить або потрібно мати принаймні одну особу з інвалідністю, або сплачувати внесок. Ст. 18-2 Закону України від 21.03.1991 №875-XII встановлює норматив 1 робоче місце для осіб з інвалідністю при СКШП від 8 до 25 осіб. ст. 18-2

2. Чи можна обрати внесок замість працевлаштування

З 01.01.2026 за невиконання нормативу роботодавці не сплачують адмінсанкції, а цільовий внесок. Його сплачує роботодавець, у якого СКШП за квартал 8 і більше осіб, якщо фактично норматив не виконаний. ст. 18-2

Тобто у вашій ситуації дійсно є два варіанти виконання обов’язку:
або працевлаштувати 1 особу з інвалідністю (за умови виконання зарплатного критерію),
або сплатити внесок.

3. Формула та вихідні дані для розрахунку внеску

Розмір внеску обчислюють як добуток трьох показників:
40% середньомісячної зарплати у відповідному кварталі на одного працівника × кількість місяців у кварталі × різниця між нормативом і середньообліковою кількістю працівників-осіб з інвалідністю за квартал. На період воєнного стану внесок сплачується у розмірі 50% базового, тобто фактично застосовується 20% замість 40%. ст. 18-2

Отже, «скорочена» формула за умов воєнного стану така:
Внесок за квартал = ЗПсер × 20% × 3 × (Норматив – Фактично працевлаштовані особи з інвалідністю).

Щоб обчислити ЗПсер, потрібно:

1. мати загальну суму зарплати за квартал, на яку нараховано ЄСВ;
2. визначити середню кількість працівників за квартал (з урахуванням правил щодо зовнішніх сумісників, осіб у відпустках по догляду, мобілізованих тощо);
3. застосувати формулу ЗПсер = ЗПкварт / Ксер / 3. Порядок розрахунку середньомісячної зарплати затверджено постановою КМУ від 25.02.2026 №268. від 25.02.2026 №268

4. Оцінка вашого розрахунку

Ваш підхід до логіки формули відповідає закону: ви використовуєте 20% (знижений воєнний внесок), множите на 3 місяці, і на 1 «недовиконане» робоче місце. Це узгоджується з вимогами ст. 18-2 як спрощений підхід для випадку, коли фактичних працівників з інвалідністю немає. ст. 18-2

Однак сума 5400 грн є лише орієнтовною, оскільки:

1. ми не знаємо фактичної середньомісячної зарплати за квартал. Підставою має бути реальна ЗПсер, обчислена за Порядком №268, а не умовні 9000 грн;
2. потрібно коректно визначити середню кількість працівників за квартал (включно із зовнішніми сумісниками в еквіваленті повної зайнятості, та з виключенням категорій, які закон прямо не враховує).

Якщо ж ваша середньомісячна зарплата за всіма правилами дійсно дорівнює 9000 грн, і осіб з інвалідністю немає, то за формулою:
Внесок ≈ 9000 грн × 20% × 3 × 1 = 5400 грн
– така сума вже буде правильною з точки зору структури розрахунку.

Підсумково, норматив ви зобов’язані виконувати, а сплата внеску може замінити фактичне працевлаштування, проте суму потрібно визначити на основі реальних зарплатних даних і коректно обчисленої середньої кількості працівників.