Переведення працівника між підприємством і філією: нюанси оформлення

Якщо філія є окремим роботодавцем і самостійним платником ЄСВ, працівника потрібно звільнити з головного підприємства і окремо прийняти на роботу до філії з поданням повідомлення до ДПС та відображенням цих операцій у звітності з ЄСВ як по двох окремих роботодавцях. Простого наказу про переведення в межах одного роботодавця в цій ситуації недостатньо.

Обґрунтування

Ключове значення має статус філії як роботодавця і платника ЄСВ. Якщо філія самостійно нараховує та сплачує ЄСВ, вона фактично виступає окремим роботодавцем для працівників. У такому разі трудові відносини з головним підприємством припиняються і виникають нові з філією.

Переведення між різними роботодавцями за трудовим правом оформлюється через звільнення. Переведення на інше підприємство, установу чи організацію є підставою для припинення трудового договору за п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Саме так робиться, коли працівника переводять з одного роботодавця до іншого навіть у межах «однієї групи» компаній чи однієї юрособи, але різних роботодавців за змістом.

Ваша філія має ознаки окремого роботодавця. У консультаціях щодо філій підкреслено, що якщо філія виступає як окремий роботодавець, то працівника потрібно спочатку звільнити з «голови» і прийняти на філію за загальним порядком із усіма кадровими документами та поданням повідомлення до ДПС від імені філії. Простий наказ про переведення всередині головного підприємства тут не працює.

Щодо повідомлення до ДПС. При звільненні з головного підприємства подається лише об’єднана звітність, окреме повідомлення про звільнення не подається. Натомість при прийнятті на роботу до філії потрібно подати повідомлення до ДПС від філії як роботодавця до початку роботи працівника на новому місці. Це загальне правило прийняття на роботу за ст. 24 КЗпП і порядком, затвердженим постановою КМУ про подання повідомлень.

Відображення в звітності з ЄСВ. У звітності головного підприємства (Об’єднаний розрахунок, додаток Д1 / відповідний додаток з ЄСВ) потрібно:

1. показати останній місяць роботи працівника із зазначенням дати звільнення;
2. правильно відобразити суму нарахованого доходу і ЄСВ до дня звільнення.

У звітності філії як самостійного платника ЄСВ потрібно:

1. з місяця фактичного початку роботи у філії відобразити прийняття працівника як нового працівника із зазначенням дати початку трудових відносин;
2. нарахувати дохід і ЄСВ, виходячи вже зі статусу філії як платника.

Підсумково, правильна схема для вашої ситуації: звільнення на головному підприємстві за п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП, прийняття на роботу до філії з повідомленням до ДПС, і окреме відображення періодів роботи та нарахувань у звітності по ЄСВ головного підприємства та філії відповідно.

Алгоритм дій

1. На головному підприємстві
   1.1. Отримати від філії лист-клопотання про прийняття працівника за переведенням і згоду працівника.
   1.2. Отримати заяву працівника про звільнення у зв’язку з переведенням.
   1.3. Видати наказ про звільнення працівника за п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
   1.4. Провести остаточний розрахунок, виплатити зарплату та компенсацію за невикористану відпустку.
   1.5. Відобразити звільнення у табелі, особовій картці, за потреби – в паперовій трудовій книжці.
   1.6. Відобразити звільнення та останні нарахування у звітності з ЄСВ головного підприємства за відповідний місяць.

2. На філії
   2.1. Отримати від працівника заяву про прийняття на роботу (можна з формулюванням «за переведенням»).
   2.2. Подати до ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу від імені філії.
   2.3. Видати наказ про прийняття на роботу із зазначенням дати початку роботи, посади, окладу, місця роботи (філія).
   2.4. Оформити особову картку, інші кадрові документи, за бажанням працівника – внести запис до трудової книжки про прийняття до філії.
   2.5. Відобразити нарахування зарплати та ЄСВ у звітності філії як самостійного платника ЄСВ, починаючи з місяця фактичного початку роботи.

Ризики / нюанси

1. Не можна обмежитися лише наказом про переведення. Якщо формально не припинити трудові відносини з головним підприємством, а у звітності й далі показувати працівника у «голови», будуть невідповідності з фактичним роботодавцем та платником ЄСВ і ризики претензій ДПС та Держпраці.

2. Дата звільнення і прийняття має бути узгоджена. Бажано організувати так, щоб день звільнення на головному підприємстві збігався з днем, що передує дню прийняття у філію, або щоб прийняття було з наступного робочого дня після звільнення, без «перекриття» двох місць роботи як основних.

3. Статус посади – основне місце роботи. Якщо працівник на головному підприємстві був за основним місцем роботи, при прийнятті у філію також оформлюйте основне місце роботи, щоб не виникла ситуація подвійного основного місця в реєстрах ПФУ / ДПС.

Підсумок: у вашій ситуації діємо тільки через звільнення з головного підприємства і окреме прийняття на філію з поданням повідомлення та відображенням у звітності з ЄСВ по кожному роботодавцю окремо.