Складнощі зі звільненням працівника у відпустці без збереження

У вашій ситуації відпускні за 5 «перегуляних» днів все одно підлягають поверненню: спершу намагайтесь утримати їх при остаточному розрахунку в межах 20% чистої зарплати, а залишок працівник може добровільно перерахувати на рахунок установи або його доведеться стягувати через суд.

Обґрунтування

Право на утримання за «перегуляну» відпустку виникає саме при звільненні, а не в момент надання відпустки. Ст. 22 Закону про відпустки прямо дозволяє при звільненні утримати із зарплати працівника суми за дні щорічної відпустки, надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, якщо причина звільнення не входить до перелічених у цій нормі винятків ст. 22 Закону про відпустки.

Факт, що відпускні були нараховані й виплачені у 2025 році, не скасовує права на відрахування у 2026 році. Відрахування проводите не як «виправлення нарахувань 2025 року», а як утримання із сум, що підлягають виплаті при звільненні за дні відпустки, які виявилися невідпрацьованими, за тією середньою зарплатою, за якою вони були сплачені ст. 22 Закону про відпустки.

Є обмеження за розміром утримання. Загальна сума всіх відрахувань із заробітної плати при виплаті не може перевищувати 20% суми до виплати (якщо немає підстав для 50%). Якщо відпускних за 5 днів більше ніж можна утримати з остаточного розрахунку, решта боргу може бути погашена добровільним платежем працівника на рахунок установи. Це відповідає підходу, коли частина «перегуляних» відпускних повертається через добровільне внесення коштів після звільнення.

Якщо працівник відмовиться добровільно сплатити залишок, установа має право звернутися до суду. Оскільки працівник безпідставно зберігає надмірно виплачені відпускні, роботодавець може вимагати їх стягнення в судовому порядку як заборгованості за надміру виплаченими відпускними.

Підсумок: нараховані у 2025 році відпускні сторнуєте в обліку через відрахування при звільненні та, за потреби, добровільне повернення / суд, а не через «заднім числом» зміну 2025 року.

Алгоритм дій

1. Перевірте підставу звільнення. Переконайтесь, що вона не входить до переліку винятків, коли утримання за «перегуляну» відпустку заборонене (призов, скорочення, переведення, вихід на пенсію тощо) ст. 22 Закону про відпустки.

2. Розрахуйте суму «зайвих» відпускних.
   Сума до утримання = середньоденна зарплата, за якою були нараховані відпускні у березні 2025 року * 5 днів.

3. Проведіть відрахування при остаточному розрахунку.
   – Утримайте суму в межах 20% від суми заробітку до виплати при звільненні.
   – Відсторнуйте відповідну суму відпускних в обліку (зі знаком «мінус») за статтею відпускних.

4. Зафіксуйте утримання в наказі про звільнення. Окремим пунктом зазначте: «Відрахувати із заробітної плати кошти за 5 к. дн. щорічної відпустки, наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року».

5. Якщо борг більший за можливу суму утримання.
   – Запропонуйте працівнику добровільно внести решту боргу на рахунок установи після звільнення.
   – Оформіть від нього коротку заяву або лист про добровільне погашення боргу та в платіжці зазначте призначення платежу.

6. Якщо працівник не повертає решту. Оцініть доцільність звернення до суду для стягнення надміру виплачених відпускних.