Облік ліцензій 1С при перереєстрації та модернізації програмного забезпечення

Цю ситуацію доцільно оформити як списання старого НМА на старому підприємстві та придбання нового НМА (BAS УТП) на новому підприємстві, без постановки на баланс «старої» 1С у нового підприємства і без «модернізації» 1С до BAS в обліку.

Обґрунтування

1. Що саме передається при «перереєстрації» і чому не варто ставити 1С на баланс нового підприємства.
За своєю суттю ви не отримуєте від старого підприємства сам програмний продукт як об’єкт майнових прав. Передається право користування за ліцензією, яке правовласник фактично переоформлює на нового користувача. Умовами апгрейду зазвичай передбачено, що право на стару програму (1С) анулюється або припиняється при переході на BAS. Тому ставити 1С як НМА на баланс нового підприємства немає сенсу. Обґрунтуванням служить те, що економічні вигоди новому підприємству приносить вже новий продукт BAS, а не стара 1С.

2. Як оформити передачу між підприємствами по документах.
Юридично між старим і новим підприємствами можна укласти або договір купівлі‑продажу майнових прав (права користування ПЗ), або договір компенсації витрат за переоформлення ліцензії / апгрейд. Суть одна: старе підприємство отримує дохід, нове — витрати, але сам факт апгрейду та реєстрації BAS оформляється актом від офіційного постачальника BAS. Продавати «програму» як об’єкт авторського права ви не можете, бо не є правовласником. Ви відчужуєте лише право користування в межах дозволеного правовласником.

3. Облік у старого підприємства.
Якщо 1С уже була НМА на балансі, логіка така.

1. Якщо ви фактично «передали» право користування безоплатно або за символічну суму:

• списуєте НМА:
  • Дт 133 Кт 127 – на суму накопиченої амортизації
  • Дт 976 Кт 127 – на залишкову вартість.
• якщо є дохід від компенсації або продажу – відображаєте його як інший операційний дохід, а ПДВ визначаєте за правилами безоплатної або низькооплачуваної передачі.

2. Якщо ви продаєте право користування:

• Дт 133 Кт 127 – списання зносу
• Дт 286 Кт 127 – переведення до складу необоротних активів, утримуваних для продажу
• Дт 377 Кт 712 – дохід від реалізації права користування
• Дт 712 Кт 641/ПДВ – податкові зобов’язання з ПДВ з бази не нижче залишкової вартості
• Дт 943 Кт 286 – списання собівартості
• Дт 311 Кт 377 – надходження коштів.

Головне: для старого підприємства 1С припиняє приносити вигоди, тому її списують з балансу, далі вже діє нова ліцензія BAS для нового користувача.

4. Облік у нового підприємства: як поставити BAS на баланс.
У нового підприємства НМА потрібно визнавати саме BAS УТП як окремий об’єкт, а не 1С. Правова підстава – акт приймання‑передачі програмного продукту / ліцензії BAS від офіційного постачальника, а також договір апгрейду чи постачання.

Типові проводки у нового підприємства:

Якщо між підприємствами оформлена компенсація / купівля‑продаж права користування, ця сума у нового підприємства:

• або включається до первісної вартості НМА (через Дт 154), якщо прямо пов’язана з отриманням права користування BAS,
• або відноситься на витрати періоду, якщо це просто компенсація за попередні витрати, не пов’язані з поточним створенням НМА.

5. Чому не варто проводити в обліку «модернізацію» 1С до BAS.
Модернізація за обліком означає поліпшення вже існуючого НМА з підвищенням його можливостей чи строку використання, коли зберігається той самий об’єкт і ліцензія. У вашому випадку:

• стара 1С має одну ліцензію і реєстраційні дані,
• BAS УТП – інший продукт, інший реєстраційний номер, нова ліцензійна угода,
• умови апгрейду, як правило, передбачають припинення права на стару 1С.

Тому BAS УТП коректніше визнати новим НМА, а старий НМА 1С – списати, а не «модернізувати» 1С до BAS. І в інвентарній картці НМА нового підприємства відразу вказувати назву «BAS Управління торговим підприємством», без проміжного етапу «1С УТП».

Підсумок:

• на старому підприємстві – списання 1С як НМА (з доходом/безоплатно залежно від договору),
• на новому підприємстві – облік BAS як нового нематеріального активу за документами від постачальника та, за потреби, з додатковою компенсацією старому підприємству.

Якщо потрібні, можу окремо розписати варіант «продаж між двома юрособами» з конкретними сумами і ПДВ.