Використання автомобіля співробітника на підприємстві: плюси та ризики

Є три основні варіанти: оренда, позичка або компенсація; найменше ризиків має оренда, найбільше — компенсація без договору.

Використання автомобіля працівника може бути оформлено через договір оренди (найму), договір позички або виплату компенсації за використання особистого транспорту. Усі ці варіанти мають різні податкові та облікові наслідки.

При оформленні договору оренди застосовуються норми Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, зокрема ч. 2 ст. 799, яка передбачає обов’язкове нотаріальне посвідчення договору оренди транспортного засобу за участю фізичної особи. Доходи працівника у вигляді орендної плати оподатковуються ПДФО 18% (п. 167.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text) та військовим збором 5% (пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text), без нарахування ЄСВ (Закон про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17). У 4ДФ такий дохід відображається з ознакою «127». Перевага цього варіанту полягає у тому, що автомобіль використовується як службовий і підприємство має право включати витрати на пальне, ремонт і обслуговування до витрат. Ризиком є необхідність нотаріального посвідчення та контроль за ринковим рівнем орендної плати, оскільки заниження може бути розцінене як додаткове благо (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ).

Договір позички (безоплатного користування) регулюється ст. 827 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Для такого договору нотаріальне посвідчення не є обов’язковим (ч. 4 ст. 828 ЦКУ). Працівник не отримує доходу, тому немає ПДФО і ВЗ. Підприємство може використовувати автомобіль і нести витрати на його експлуатацію. Разом з тим існує ризик, що податкові органи можуть розцінювати безоплатне користування як безоплатно отримані послуги з відповідними податковими наслідками. Тому доцльно визнавати дохід за безоплатно отриманими послугами та витрати на ту ж суму.(тобто не згортати доходи та витрати по цьому договору, а проводити їх за рахунками 718 та 91-94, вони поглинають одне одного і фінрезльтат дорівнює нулю)

Використання автомобіля без договору оформлюється через компенсацію відповідно до ст. 125 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. У цьому випадку виплати працівнику визнаються додатковим благом і оподатковуються ПДФО 18% (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text) та військовим збором 5%. У 4ДФ відображаються з ознакою доходу «126». ЄСВ не нараховується. Основний ризик полягає в тому, що підприємство не має права напряму списувати витрати на пальне та утримання авто, а компенсація вартості пального також оподатковується як дохід працівника.

Таким чином, оренда є найбільш контрольованим варіантом з точки зору обліку витрат, позичка — економним, але з податковими ризиками, а компенсація — найпростішим в оформленні, але найбільш обтяжливим за податковими наслідками.

Недоліком оренди та позички є те, що автомобіль передається підприємству на весь термін, і неможливо без порушень оформити передачу автомобіля то працівникові в особисте використатння, то підприємству, оскільки за своєю природою такі договори передбачають передачу активу у повне користування орендарю (чи позичальнику). Якщо працівник буде користуватися автомобілем у власних цілях час від часу, незважаючи на те, що це його автомобіль, у нього виникатиме додаткове благо, а у підприємства — негосподарське використання пального (адже автомобіль передається із пальним), а також невизнання витрат на оренду, оскільки сама оренда чи позичка за таких умов підпадає під сумнів — вони не відповідають ЦКУ, не відповідають визначенню оренди або позички.

Якщо планується використовувати автомобіль час від часу, краще оформити компенсацію. При цьому працівник повинен нести витрати самостійно, а підприємство лише компенсує їх грошима з оподаткуванням. Заправляти такий автомобіль коштами підприємства чи його пальним не можна.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2