Оплата проживання та харчування тренерам: податкові нюанси ФОП

Оплата проживания и питания тренеров-ФОПов (исполнителей по договорам услуг) со стороны вашего ФОП фактически является их доходом в виде дополнительного блага и подлежит налогообложению как доход физлица с применением ПДФО 18% (через «натуральный» коэффициент) и военного сбора 5% без коэффициента.

Обґрунтування

Для целей налогообложения важно, что проживание и питание оплачиваются за физическое лицо, а не за ваш бизнес. Такие выплаты не входят в закрытый перечень необлагаемых доходов, поэтому налоговики обычно квалифицируют их как дополнительное благо. Основание — общие правила обложения негрошевых доходов, в том числе компенсаций расходов физлица.

При оплате проживания и питания за тренера база для ПДФО определяется с применением «натурального» коэффициента. Для доходов в негрошевой форме применяется формула коэффициента: К = 100 / (100 – ставка ПДФО). При ставке 18% коэффициент составляет 1,219512. Это означает, что стоимость оплаченных вами гостиницы и питания нужно умножить на 1,219512 и с полученной суммы удержать ПДФО 18%. Для военного сбора 5% коэффициент не применяется, сбор удерживается с фактической стоимости оплаченных услуг.

Ваш ФОП в этой ситуации выступает как налоговый агент по отношению к доходу тренера как физлица. Формально налоговый агент должен удержать ПДФО и военный сбор при начислении или выплате дохода и отразить его в отчетности как дополнительное благо с соответствующим признаком дохода. При этом сами суммы проживания и питания вы можете включать в свои хозяйственные расходы как затраты на проведение мероприятия, если они документально подтверждены и экономически обоснованы.

Ризики / нюанси

1. Статус тренера как ФОПа не отменяет риска переквалификации этих сумм в доход физлица. Налоговики могут рассматривать оплату его личных расходов (проживание, питание) не как оплату предпринимательских услуг, а как натуральный доход физлица, если в актах и договорах это выделено отдельно от гонорара.

2. Снизить риск можно, если все расходы включены в общую цену услуг тренера. Тогда в договоре и актах указывается единый гонорар «включая расходы на проезд, проживание и питание», а оплату гостиницы и питания вы оформляете как свои расходы по организации мероприятия. Однако даже в этом случае при детальной проверке возможны споры.

3. Для правильного налогообложения вам нужно: четко закрепить в договорах условия компенсации проживания и питания; документально подтверждать суммы; учитывать возможность претензий контролеров и необходимость ут удержания ПДФО и ВЗ как с дополнительного блага.

Підсумовуючи, оплата проживания и питания тренеров за ваш счет формально образует у них налогооблагаемое дополнительное благо, если налоговики увидят в этом личную выгоду физлица, а не часть обычного предпринимательского вознаграждения.