Розрахунок добових за відрядженням: нюанси та доплати працівнику

Розрахуйте добові за 8 календарних днів (з 15.05.2026 по 22.05.2026 включно) з поділом на 1 день по Україні і 7 днів за кордоном; доплата потрібна лише якщо за наказом або Положенням про відрядження сума добових за фактичні 8 днів більша, ніж виданий аванс, а перерахунок для контролю неоподатковуваного ліміту проводьте окремо за кожен день відрядження.

Обґрунтування

1. Кількість днів відрядження для нарахування добових.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні. Такими доказами є зокрема відмітки прикордонних служб про перетин кордону і проїзні документи. У вас наказом визначено 8 днів з 15.05.2026 по 22.05.2026 і є відмітки в паспорті на 15.05.2026 та 22.05.2026, отже підстави є для нарахування добових за 8 днів.

2. Поділ на «українські» та «закордонні» добові.
Добові за період відрядження по Україні та за кордон визначаються з урахуванням маршруту і моменту перетину кордону. Якщо день вибуття чи прибуття збігається з днем перетину кордону, цей день відшкодовується як закордонний. У вашій ситуації один день (який ви вже врахували як день у межах України при видачі авансу) має бути українським, а 7 днів – закордонними, якщо саме так передбачено маршрутом та наказом.

3. Чи потрібно доплачувати добові.
Доплата потрібна, якщо:

1. за наказом і Положенням про відрядження встановлено розмір добових, який за 8 фактичних днів дає суму більшу за раніше виданий аванс;
2. фактична кількість днів відрядження перевищила ту, на яку ви розрахували аванс.
   Якщо аванс уже покриває суму добових за 1 день по Україні + 7 днів за кордоном у встановлених нормах, доплачувати не потрібно.

4. Перерахунок для цілей оподаткування.
Неоподатковуваний ліміт добових для комерційних підприємств у 2026 році становить 864,70 грн по Україні та 80 євро за кордон за кожен календарний день відрядження. Це саме ліміт для податкових цілей, а не обов’язковий розмір добових. Якщо ви встановили фіксовані добові у гривні, контролюєте окремо за кожен день, чи не перевищує сума добових:
– по Україні – 0,1 мінімальної зарплати (у 2026 році це 864,70 грн);
– за кордон – еквівалент 80 євро за офіційним курсом НБУ на кожен календарний день відрядження.

Якщо фактично встановлені добові за день перевищують ліміт, сума перевищення за кожен день включається до оподатковуваного доходу працівника і оподатковується ПДФО та військовим збором. Для розрахунку цього перевищення перерахунок робите на кожен день відрядження, виходячи з курсу НБУ цього дня.

5. Датою якого періоду робити перерахунок.
Для цілей бухобліку витрат і визнання валютних операцій орієнтуються на курс НБУ на дату затвердження авансового звіту, якщо аванс видавався у гривні на особисту картку працівника і добові були встановлені в іноземній валюті. У такому разі добові як витрати за кордоном відображають за курсом НБУ на дату затвердження звіту. Для контролю неоподатковуваного ліміту 80 євро застосовують курс НБУ за кожен календарний день відрядження окремо, тобто перерахунок «податкового» ліміту робиться покалендарно, а відображення витрат в обліку – на дату затвердження звіту.

Підсумок: рахуєте добові за 8 днів (1 день Україна, 7 днів закордон), порівнюєте з авансом, визначаєте, чи є доплата або залишок до повернення, а для податків окремо по кожному дню перевіряєте перевищення над неоподатковуваними лімітами.