Чи достатньо електронної картки платника податків для обліку

Так, електронна картка платника податків з «Дії» є достатнім документом для кадрового обліку, оскільки має таку ж юридичну силу, як паперова, і може використовуватися замість неї. Для особової справи доцільно зберегти її копію (наприклад, роздруківку pdf-файла або електронний файл).

Обґрунтування

Картка платника податків в електронній формі є електронним документом, що засвідчує реєстрацію особи у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків та має однакову юридичну силу із карткою у паперовій формі. Вона пред’являється замість та без додаткового пред’явлення паперової картки, а її електронна копія може застосовуватися у випадках, коли законодавством передбачено подання копії паперової картки. Це прямо передбачено Порядком оформлення та перевірки картки платника податків в електронній формі, затвердженим постановою КМУ «Деякі питання оформлення та перевірки картки платника податків в електронній формі з використання...».

Для формування особової справи кадровики традиційно долучають копію облікової картки платника податків, але закон не вимагає саме паперової форми. Оскільки е-картка прирівняна до паперової, роботодавець може покластися на неї як на належне підтвердження РНОКПП і зберігати її копію в особовій справі в електронному або роздрукованому вигляді.

Отже, для ТОВ достатньо, що працівник надав е-картку з «Дії», за умови що документ містить унікальний електронний ідентифікатор (QR-код) і дає змогу ідентифікувати особу та її реєстраційний номер. Для зручності і підтвердження при перевірках доцільно зберегти скриншот або pdf/роздруківку такої е-картки в складі особової справи працівника.

Підсумок: ТОВ може повністю приймати е-картку платника податків з «Дії» як достатній документ для кадрового обліку, без обов’язкового дублювання паперовою довідкою.