Оформлення звільнення головного бухгалтера для забезпечення діяльності підприємства

Звільнити головного бухгалтера можна у звичайному порядку за КЗпП (за заявою, угодою сторін або з ініціативи роботодавця), паралельно призначивши нового бухгалтера або поклавши обов’язки на директора і в 10‑денний строк повідомивши ДПС за формою №1‑ОПП. Основне завдання – якнайшвидше юридично оформити нового відповідального за облік, скасувати КЕП попереднього та забезпечити безперервність підписання звітності й платежів.

Обґрунтування

Підстави звільнення. Затримання працівника не є окремою «спецпроцедурою» для бухгалтерів. Застосовуєте загальні підстави КЗпП: за угодою сторін, за заявою працівника, за ініціативою роботодавця (за наявності підстав) або після закінчення строкового договору. Важливо дотримати звичайний порядок: наказ про звільнення, записи в документах, повний розрахунок у день звільнення.

Призначення нового відповідального за облік. Закон не вимагає обов’язкової наявності окремої посади головбуха в ТОВ. Керівник відповідає за організацію обліку і може або сам тимчасово вести його, або призначити/прийняти нового бухгалтера на посаду. Це оформлюють наказом: про прийняття нового головбуха або про покладання обов’язків з ведення бухобліку та подання звітності на директора чи іншого працівника.

Повідомлення податкової за формою №1‑ОПП. Зміна особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, підлягає обов’язковому повідомленню до контролюючого органу. Для цього подають заяву за формою №1‑ОПП з позначкою щодо «особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» у 10‑денний строк з дати зміни, із даними нового головбуха або директора, якщо обов’язки покладені на нього п. 66.4 Податкового кодексу України, п. 9.3 Порядку №1588.

КЕП та електронні сервіси. Після видання наказу про звільнення і фактичного завершення передачі справ КЕП головбуха потрібно скасувати через АЦСК, який його видавав. Для директора чи нового бухгалтера оформлюють власний КЕП і подають до ДПС повідомлення про надання інформації щодо КЕП за формою з додатку 1 до Порядку, після чого оновлюють доступи до Електронного кабінету, клієнт‑банку, M.E.Doc тощо.

Акт приймання‑передання і мінімальний аудит. Навіть якщо особа затримана і доступу немає, варто скласти акт у тому стані, в якому ви фактично приймаєте облік, за участі керівника та, за можливості, комісії. Це фіксує стан документів і межі відповідальності нового бухгалтера. Надалі новому відповідальному бажано швидко перевірити найбільш ризикові ділянки (ПДВ, податок на прибуток, каса, банківські операції) і письмово проінформувати керівника про виявлені проблеми.

Поточна господарська діяльність. Щоб не зірвати роботу, ключові кроки мають іти паралельно: наказ про звільнення і призначення/покладання обов’язків, оформлення нового КЕП, оновлення прав підпису в банку, подання №1‑ОПП. Після цього новий відповідальний може повноцінно підписувати звітність, накладні і платіжні доручення.

Алгоритм дій

1. Визначити підставу для звільнення головбуха і видати наказ про звільнення.
2. Наказом призначити нового головного бухгалтера або покласти обов’язки з ведення обліку на директора/іншого працівника.
3. Оформити КЕП на нового відповідального, подати до ДПС повідомлення за формою з додатку 1 до Порядку.
4. У 10‑денний строк з дати зміни подати до ДПС форму №1‑ОПП із відміткою про зміну особи, відповідальної за облік, зазначивши її дані п. 66.4 Податкового кодексу України, п. 9.3 Порядку №1588.
5. Скасувати КЕП звільненого бухгалтера в АЦСК, оновити доступи до електронних сервісів і клієнт‑банку, змінити перелік розпорядників рахунків у банку.
6. Скласти акт приймання‑передання справ у фактичному стані, за можливості – із залученням комісії, та організувати мінімальну перевірку критичних ділянок обліку.

Ризики / нюанси

Якщо колишній головбух недоступний. Акт можна оформити в односторонньому порядку комісією під головуванням директора, з фіксацією фактичного стану документів. Це не блокує звільнення, але захищає нового бухгалтера від претензій за минулі порушення.

Якщо обов’язки бере на себе директор. Окрему посаду головбуха можна не вводити, але інформацію про директора як особу, відповідальну за облік, обов’язково відобразити у формі №1‑ОПП і, за можливості, у внутрішніх документах (наказ, посадова інструкція, облікова політика).