Оформлення відрядження та облік робочого часу водія автоперевізника

Оформіть один наказ на відрядження з робочими днями, фактично відрядженими є 20.06, 26–30.06, а період очікування вдома 21–25.06 відрядженням не вважається і добові за ці дні не нараховують.

Обґрунтування

1. Документальне оформлення відрядження.
Для відрядження водія обов’язковим є наказ, у якому фіксують ПІБ, пункт призначення, маршрут, строк відрядження та розмір добових. Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні, зокрема транспортних документів, рахунків за проживання або інших документів, що підтверджують фактичне перебування у відрядженні пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.

2. Коли водій вважається у відрядженні.
Водій фактично виконує службове завдання в дні, коли він працює з автомобілем або прямує до/з місця відрядження. Це день подачі під завантаження (20.06), дні виїзду та повернення з рейсу за кордон (26–28.06), а також дні митного оформлення і розвантаження, якщо ці дні пов’язані з виконанням рейсу (29–30.06). Очікування вдома без виконання роботи (21–25.06) не є відрядженням, оскільки працівник не перебуває поза місцем роботи у зв’язку з виконанням службового доручення.

3. Статус днів очікування вдома та оплата.
Період, коли водій після завантаження повернувся додому й очікує виклику на кордон, не супроводжується виконанням трудових обов’язків. Такий час доцільно оформити як простій не з вини працівника з оплатою не нижче двох третин тарифної ставки (окладу) згідно зі ст. 113 КЗпП 113 КЗпП. Це дозволяє уникнути формального «розтягування» відрядження без підтвердження перебування працівника в поїздці.

4. Нарахування добових.
Для неоподатковуваних добових важливо, щоб дні були підтверджені наказом і хоча б одним документом, що підтверджує перебування у відрядженні, а для закордонних днів — перебування за межами України пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України. У вашій ситуації логічний підхід:

Розмір добових і розподіл «Україна / закордон» слід прямо прописати у внутрішньому Положенні про відрядження, наприклад, що день фактичного перетину кордону вважається закордонним днем для добових.

5. Табель обліку робочого часу.
У табелі:

• 20.06, 26–30.06 — позначаєте як дні відрядження (коди, які прийняті в обліковій політиці, напр. «ВД» або «I»), тривалість робочого дня за нормою.
• 21–25.06 — оформлюєте як простій не з вини працівника (типові позначення «ПН» або «РП» залежно від застосовуваної системи) з оплатою не менше 2/3 окладу за ст. 113 КЗпП 113 КЗпП.

Підсумовуючи, відрядження у наказі доцільно визначити з 20.06 по 30.06, але з виділенням у табелі та розрахунках періоду 21–25.06 як простою без нарахування добових, що забезпечить трудову і податкову коректність.