Відсутність квитанції про прийняття працівника: що робити

Це не є помилкою з вашого боку, а наслідок технічних збоїв системи, і за умови наявності квитанції №1 повторно повідомлення подавати не потрібно. Достатньо зберегти квитанцію №1 як доказ подання та за потреби додатково перевірити, чи працівник відображається в ПФУ.

Обґрунтування

Квитанція №1 підтверджує факт подання повідомлення. Вона формується за результатами автоматизованої перевірки та засвідчує, що документ доставлений і збережений в інформаційній системі контролюючого органу, із фіксацією дати й часу, назви документа та результату обробки. Саме ця квитанція є юридичним підтвердженням виконання обов’язку щодо подання повідомлення. п. 7 розд. ІІ Порядку обміну електронними документами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557, а також п. 11 розд. ІІ Порядку №557.

Квитанція №2 лише відображає результат перевірки формату і відсутність обов’язкових реквізитів. Її відсутність пов’язана з технічними особливостями роботи системи і не означає, що повідомлення вважається неподаним або нечинним. За наявності другої квитанції датою подання все одно вважаються дата й час, зазначені у квитанції №1, тому саме вона є визначальною. п. 11 розд. ІІ Порядку №557.

Обов’язок роботодавця — подати повідомлення до початку роботи працівника, а не отримати обидві квитанції. Порядок повідомлення ДПС про прийняття працівника на роботу вимагає надіслати повідомлення до початку роботи за укладеним трудовим договором, але не ставить виконання обов’язку у залежність від формування другої квитанції. Порядку, затвердженого постановою КМУ від 17.06.2015 №413.

Отже, наявність квитанції №1 означає, що ви виконали свій обов’язок, а відсутність квитанції №2 не є вашою помилкою і не потребує повторного подання. При спорі саме квитанція №1 буде доказом своєчасного інформування ДПС.

Алгоритм дій

1. Збережіть квитанцію №1.
   Зробіть резервну копію в електронному вигляді та за потреби роздрукуйте для кадрової справи працівника.

2. Перевірте відображення працівника в ПФУ (за бажанням).
   Через кабінет страхувальника на порталі ПФУ сформуйте запит «перелік працюючих осіб». Якщо працівник є в переліку, жодних додаткових дій не потрібно.

3. Не подавайте повторне повідомлення і не змінюйте документи працівника.
   Повторне подання з тим самим періодом прийняття може створити дублювання даних без юридичної потреби.

4. Допускайте працівника до роботи з 01.06.2026 за наявності трудового договору, наказу і квитанції №1.
   Це відповідає вимогам законодавства щодо оформлення трудових відносин до фактичного початку роботи.