Як правильно заповнити табель робочого часу під час відпустки

Якщо працівник перебуває у відпустці / іншій поважній неявці, то у вихідний день можна або теж ставити відповідний буквений код («НА», «БЗ», «В», «ТН» тощо), або залишати клітинку як для звичайного вихідного — це визначаєте локальним положенням; години при таких неявках законодавство не зобов’язує зазначати, можете або не заповнювати їх, або проставляти за внутрішнім правилом.

Обґрунтування

Типова форма № П-5 є рекомендаційною. Підприємство може доповнити її власними показниками і кодами для окремих причин явок та неявок. Також роботодавець може розробити і затвердити свою форму табеля за умови забезпечення первинного обліку явок і неявок, потрібних для статистичної звітності. Це випливає з роз’яснень щодо типової форми № П-5 та вимоги про обов’язковий первинний облік використання робочого часу лист Держстату від 12.01.2012 № 9/4-10/9.

Коди неявок (у т.ч. «НА», «БЗ», «ВП», «ТН» тощо) роботодавець застосовує за власним правилом. Для різних видів відпусток без збереження зарплати та «воєнних» неоплачуваних відпусток рекомендовано використовувати коди «НА», «БЗ» чи інші, а за потреби запроваджувати окреме кодування через локальний документ підприємства. Це підтверджує можливість гнучкого кодування відпусток без збереження зарплати і інших неявок.

Щодо вихідних днів спеціальної загальнообов’язкової позначки немає. Для вихідних дозволяється або залишати клітинки порожніми, або ставити «–» / «х», або ввести внутрішній код вихідного дня. Спеціальної «обов’язкової» відмітки в типовій формі не встановлено. Тому якщо відпустка чи інша неявка надана в календарних днях, підприємство може обрати: позначати увесь період, включаючи вихідні, відповідним кодом або не відмічати вихідні як дні неявки, а фіксувати код лише в робочі дні.

Години при відпустках і інших неявках табелюються за правилом, яке встановлює роботодавець. Нормативного припису, що обов’язково проставляти кількість годин за кожен день відпустки чи лікарняного, немає. У практиці застосовують два підходи: або вказують години за графіком і не включають їх до підсумку відпрацьованих годин, або ставлять прочерки, а в нижньому рядку — тільки буквений код причини відсутності. Обраний варіант фіксують у Положенні про табельний облік чи іншому локальному акті.

Підсумково важливо лише, щоб табель дозволяв однозначно визначити період роботи і неявки працівника, а конкретний спосіб позначення вихідних днів під час відпусток та заповнення годин роботодавець закріплює у внутрішніх правилах.