Виплата зарплати через касу: як правильно обробити копійки

У неприбуткової організації при виплаті зарплати готівкою можна застосовувати заокруглення лише як технічний інструмент видачі готівки, а не зміну нарахованої суми, при цьому копійки потрібно або переносити на наступні виплати, або списувати як надміру виплачені суми на витрати. Податки на «зайві» копійки, що виникають через неможливість видати точну суму, на практиці можна не нараховувати, оскільки це не є нарахованою за трудовим договором зарплатою, а технічним заокругленням.

Обґрунтування

Нарахована зарплата має визначатися точно до копійки. Законодавством не передбачено заокруглення саме нарахованої зарплати. Якщо зменшувати нараховану суму за рахунок заокруглення до меншого, це є виплатою зарплати не в повному обсязі і порушує трудове законодавство. Тому оклади, погодинні ставки, індексація, відпускні та лікарняні мають обчислюватися у фактичному розмірі з копійками.

Заокруглення можливе лише на етапі готівкової виплати. Коли сума «до виплати» містить копійки, які неможливо фізично видати через відсутність відповідних монет, дозволено збільшити фактичну суму, що видається з каси, до найближчого доступного номіналу (наприклад, 0,25 грн → 0,50 грн; 0,98 грн → 1,00 грн). При цьому в обліку зберігається точна сума нарахованого доходу та розрахованих податків, а різниця між нарахованим і фактично виданим відображається окремо.

Для звичайних (не звільнюваних) працівників безпечний варіант — перенесення копійок. Можна за заявою працівника видавати готівкою суму, заокруглену до 0 або 50 копійок, а різницю в копійках враховувати як кредиторську або дебіторську заборгованість, що переноситься на наступний місяць. У підсумку при подальших виплатах ці копійки будуть або «дотягнуті», або «відпрацьовані» і працівник отримає повну суму до копійки. Це дозволяє не визнавати жодного додаткового доходу.

При звільненні працівника недоплату допускати не можна. При остаточному розрахунку всі належні суми мають бути виплачені в день звільнення в повному розмірі, тобто «до копійки» ст. 116 Кодексу законів про працю. Якщо неможливо видати дрібні копійки готівкою, безпечніше заокруглити суму виплати в більший бік, а надміру видані копійки списати на витрати з віднесенням їх на рахунок 949 у кореспонденції з 661.

Списання надміру виплачених копійок як витрат. Зайво виплачені копійки, що залишилися після звільнення працівника і не можуть бути «відкориговані» наступними виплатами, можна списати з рахунку 661 на рахунок 949 як інші операційні витрати. Такий підхід не змінює базу оподаткування зарплати і не впливає на суму податків з основного доходу працівника.

Податковий статус «зайвих» копійок через заокруглення. Переплачені копійки, які виникають саме через технічну неможливість видати точну готівкову суму, не є частиною «нарахованої зарплати» за умовами трудового договору. Це дає підстави не вважати їх заробітною платою і не донараховувати ЄСВ. З формального погляду їх можна розглядати як додаткове благо з оподаткуванням ПДФО і військовим збором, але з огляду на мізерність сум та технічний характер заокруглення ймовірність претензій податкових органів до неоподаткування таких копійок є мінімальною. На практиці допустимо списати їх на витрати без оподаткування, зафіксувавши обраний підхід у внутрішньому положенні.

Для неприбуткової організації ключове – документувати порядок. Щоб уникнути ризиків для статусу неприбутковості, важливо затвердити локальне Положення про оплату праці або інший внутрішній документ, де чітко прописати: нарахування здійснюється до копійки, заокруглення стосується лише фактичної готівкової видачі, копійки або переносяться, або списуються як інші операційні витрати, і це не є способом прихованого додаткового доходу працівників.

У підсумку, неприбуткова організація може застосовувати заокруглення лише як технічний механізм при готівковій видачі зарплати, не змінюючи суму нарахувань і податків, а надміру виплачені копійки відображати або як перенесену заборгованість, або як інші операційні витрати без нарахування додаткових податків.