Відшкодування витрат на паливо працівника у відрядженні за кордоном

Так, підприємство має право і зобов'язане відшкодувати працівнику витрати на придбання пального у відрядженні.

Згідно зі статтею 121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/ed20260101#n719 роботодавець зобов'язаний відшкодувати витрати працівнику зв'язку з службовими відрядженнями.

Одного лише чека АЗС для підтвердження витрат недостатньо. Фіскальний чек є обов'язковим первинним документом, що підтверджує факт оплати та обсяг придбаного пального. Проте, додатково необхідно документально підтвердити зв'язок поїздки автомобілем із господарською діяльністю підприємства. Для цього в наказі на відрядження має бути зазначено, що відрядження на службовому автомобілі та
документи, що підтверджують використання автомобіля (маршрутний лист, подорожній лист або інший документ, що фіксує пробіг і витрату пального). За наявності підтвердних документів, вартість пального не підлягає оподаткуванню.

Водночас, якщо відрядження було на власному авто та з працівником не оформлений договір оренди або позички авто, підприємство може компенсувати працівнику понесені витрати на пальне, але це вже буде додатковим благом такого працівника. Суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку включаються до оподатковуваного доходу як додаткове благо (пп."г" п.164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20241201#n3627). Тож з суми компенсації слід утримувати ПДФО та військовий збір.

ЄСВ на суму компенсації нараховувати не потрібно (п.11 розд.І Переліку 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#o14).
Суму компенсації слід відображати в Додатку 4ДФ з ознакою доходу "126"

Квитанція про обмін валюти не є обов'язковою Відшкодування витрат працівнику здійснюється у гривні. Перерахунок понесених витрат з іноземної валюти у гривню здійснюється за офіційним курсом НБУ, що діє на дату затвердження Звіту про використання коштів керівником.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2