Як оформити ТТН і видаткову накладну при транзитних поставках

У вашій ситуації облік робите як звичайну купівлю‑продаж між вами і постачальником та між вами і покупцем, а експрес‑накладна «Нової пошти» використовується як транспортний документ замість ТТН і «підшивається» до обох ланок як підтвердження руху товару, без обов’язку оформляти окрему ТТН.

Обґрунтування

1. Про документи на перевезення через «Нову пошту». Для оператора поштового зв’язку діють власні правила і документи. Експрес‑накладна «Нової пошти» виконує функцію транспортного документа та містить дані про відправника, одержувача, зміст відправлення і факт доставки. Вона є достатньою для підтвердження перевезення та отримання товару і замінює ТТН у таких перевезеннях. Це відповідає підходу, коли при використанні поштового оператора окрема ТТН між постачальником і покупцем не оформлюється.

2. Як “підшити” експрес‑накладну під надходження від постачальника. У вас основним документом надходження є видаткова накладна постачальника, виписана на ваше підприємство. Експрес‑накладна «Нової пошти» додається до цієї видаткової як підтвердження фактичного руху товару, навіть якщо фактичне місце доставки — склад вашого покупця. У внутрішніх документах (акті або службовій записці) доцільно зафіксувати, що товар за вашою вказівкою доставлено безпосередньо покупцю.

3. Хто підписує видаткову накладну постачальника. Видаткова накладна постачальника оформлюється на ваше підприємство, тому її має підписати уповноважений представник вашого ТОВ. Якщо товар приймає представник покупця, він може підписати видаткову накладну постачальника тільки як представник вашого підприємства за довіреністю. У такому випадку у видатковій/на окремому документі мають бути реквізити цієї довіреності.

4. Ваш продаж покупцю і “підшивання” до реалізації. Реалізацію ви оформлюєте своєю видатковою накладною на покупця. До цієї видаткової також доцільно долучити копію експрес‑накладної «Нової пошти» і лист‑доручення від покупця (або лист‑згоду на пряме відвантаження), щоб підтвердити, що товар за вашим договором фактично доставлено на адресу покупця. Таким чином, один і той самий транспортний документ підтверджує фізичний рух товару для обох операцій: купівлі від постачальника і продажу покупцю.

5. Облікова логіка при транзитній поставці через «Нову пошту». Незалежно від того, що товар фізично не заходив на ваш склад, в обліку він все одно оприбутковується на вас і списується при реалізації, як у класичній схемі купівля‑продаж. Це підтверджує підхід, коли навіть при транзитному русі через перевізника оприбуткування та реалізація відображаються стандартними проводками. Для доказів реальності операцій достатньо комплексу документів: видаткова постачальника на вас, ваша видаткова на покупця, експрес‑накладна, лист‑доручення/листи‑погодження, за потреби — акти узгодження розбіжностей.

6. Щодо поширеності практики. Практика транзитних поставок із доставкою безпосередньо покупцю через «Нову пошту» є поширеною, і типова схема така: одна експрес‑накладна перевізника плюс два блоки товарних документів (видаткова постачальника на посередника і видаткова посередника на кінцевого покупця). Важливо лише правильно оформити повноваження особи, яка фактично отримує вантаж, і зберігати повний пакет первинних документів. Підсумково, для обліку вам достатньо “підшити” експрес‑накладну до обох операцій і забезпечити належне документальне підтвердження повноважень та згоди сторін.