Чи є роздруківка чека достатньою для підтвердження витрат

Якщо роздруківка з порталу ДПС містить усі обов’язкові реквізити первинного документа та ідентифікує господарську операцію і контрагента, її можна вважати первинним документом для бухобліку, але при розрахунку платіжною карткою податківці додатково вимагають ще й виписку та/або відомості з рахунку. Тому для «безподаткового» відшкодування витрат у відрядженні безпечніше мати і таку роздруківку, і банківську виписку (якщо оплата була карткою).

Обґрунтування

Первинний документ має містити обов’язкові реквізити. До них належать назва документа, дата складання, назва підприємства, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру, посади і прізвища відповідальних осіб, їх підписи або інші дані для ідентифікації особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Якщо ці реквізити є, документ визнається первинним для бухобліку і може підтверджувати витрати п. 2.3 Положення, п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Неістотні недоліки первинного документа не позбавляють його сили. Закон прямо дозволяє наявність неістотних недоліків у документах, що містять відомості про господарську операцію, якщо вони не заважають ідентифікувати особу, дату, підприємство, зміст та обсяг операції. Тому форма (оригінальний паперовий чек чи електронний документ/роздруківка з офіційного ресурсу) менш важлива, ніж наявність цих ключових даних В абзаці 11 ч. 2 Закону №996.

Якщо розрахунок проведено платіжною карткою, потрібна ще й виписка / відомості з рахунку. За наявності розрахунків платіжним інструментом, у тому числі особистою карткою працівника, вартість витрат у відрядженні має бути засвідчена документом, а саме випискою та/або відомостями з рахунку в електронній чи паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком. Податкові органи прямо вказують, що одного лише розрахункового документа (рахунок, фіскальний чек) у такій ситуації недостатньо, і вимагають додатково саме виписку з рахунку Підпункт 170.9.2 ПКУ.

Для цілей оподаткування витрат у відрядженні ключові дві умови. Перше це документальне підтвердження самих витрат (розрахункові документи, інші первинні документи) з достатніми реквізитами. Друге це виконання спеціальної вимоги щодо виписки/відомостей з рахунку, якщо використовувався платіжний інструмент, щоб уникнути включення відшкодованих сум до оподатковуваного доходу працівника за правилами ст. 170.9 ПКУ пп. 170.9.2 ПКУ.

Підсумовуючи, роздруківка з порталу ДПС може бути первинним документом, але не підміняє банківську виписку у випадку оплати карткою. Отже, для мінімізації податкових ризиків до авансового звіту доцільно додавати: роздруківку фіскального чеку з порталу ДПС як розрахунковий (первинний) документ та, якщо був безготівковий розрахунок, виписку/відомості з рахунку як обов’язковий додатковий документ.