Як правильно відобразити звільнення працівника у звіті ЄСВ

Дата припинення трудового договору має збігатися з датою смерті в свідоцтві, тому звільнення показуєте в Д5 за квітень 2025 року, а всі Д1 після цієї дати потрібно уточнити та прибрати з них працівника.

Обґрунтування

Після смерті працівник не може перебувати в трудових відносинах. Тому датою звільнення визначаєте 13.04.2025, незалежно від того, що свідоцтво видано 19.06.2025. Наказ про припинення трудового договору видаєте червневою датою, але в ньому зазначаєте дату припинення – 13.04.2025.

У Додатку 5 потрібно показати саме квітень 2025 року. Для цього подаєте «Уточнюючий» Д5 за квітень 2025 року. У рядку на цього працівника:

• у графі 10 ставите дату закінчення трудових відносин – 13.04.2025;
• у графі 16 – дату і номер наказу про припинення трудового договору (червень 2025 року);
• у графі 17 – підставу припинення трудового договору, наприклад: «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП»;
• у графі 20 – ознаку «0» (рядок на додавання в уточнюючому Д5).

Звіти за періоди після дати смерті необхідно скоригувати. Оскільки після 13.04.2025 працівник не мав би показуватися як такий, що перебуває у трудових відносинах, усі подані після цієї дати Д1 треба уточнити окремо за кожний місяць. Для цього:

1. за квітень 2025 року коригуєте кількість календарних днів перебування у трудових відносинах так, щоб вони відображали період тільки до 13.04.2025 включно;
2. за всі наступні місяці (починаючи з травня 2025) вилучаєте рядок із цим працівником із Д1 через механізм, визначений Порядком подання Податкового розрахунку: або через ознаки 1/0 в графі 25 (дублюєте рядок і ставите «1» для видалення), або через тип нарахувань «3» у графі 9, повторивши рядок так, як він був у поданому звіті.

Таким чином, у звітності має бути зафіксовано припинення трудових відносин датою смерті, а всі дані після цієї дати – вилучені шляхом подання уточнюючих Д1 за кожен відповідний місяць.

Алгоритм дій

1. Оформити наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника з датою припинення 13.04.2025.
2. Подати уточнюючий Податковий розрахунок за квітень 2025 року з Додатком 5:
   • додати рядок на працівника з датою припинення 13.04.2025, реквізитами наказу та підставою «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП»;
   • у графі 20 Д5 проставити «0».
3. Подати уточнюючі Д1:
   • за квітень 2025 року – виправити кількість днів перебування в трудових відносинах (до 13.04.2025 включно);
   • за всі наступні місяці після дати смерті – вилучити рядок по працівнику (через ознаку 1/0 в графі 25 або через тип нарахувань 3 у графі 9, залежно від обраного способу і Порядку №4).
4. Надалі у поточних звітах працівника більше не відображати.