Хто виписує подорожній та документи для списання пального

Подорожній лист складає орендар на свій автотранспортний документальний потік, а для списання пального йому потрібні власні подорожні листи (як первинні документи) з обов’язковими реквізитами та внутрішні документи про норми і акти на списання пального.

Обґрунтування

За договором найму транспортного засобу з екіпажем управління та технічну експлуатацію забезпечує екіпаж, але витрати на пальне може нести наймач. Екіпаж у такому разі не припиняє трудових відносин з наймодавцем і витрати на його утримання несе наймодавець, однак це не змінює того, що пальне як ресурс використовує у своїй діяльності орендар і саме він має підтвердити його списання як свої витрати за даними власних первинних документів. Цивільний кодекс України

Подорожній лист є первинним документом, форму якого орендар затверджує своїм наказом, включаючи всі обов’язкові реквізити. До таких реквізитів належать назва документа, дата, дані про підприємство, зміст операції, одиниця виміру, а також підписи відповідальних осіб, зокрема водія, що забезпечує належне документальне підтвердження витрат пального. ч. 2 ст. 9

Для списання пального орендарю доцільно мати пакет документів, побудований за загальним алгоритмом. 1) Подорожній лист (щоденний або місячний з щоденними записами) на орендований автомобіль із зазначенням маршруту, пробігу, обсягу пального заправлено / витрачено / залишок, ПІБ і підписами водія за відповідні поїздки. 2) Внутрішній наказ про затвердження форми подорожнього листа і порядку його заповнення та обробки. 3) Наказ про затвердження норм витрат пального і, за потреби, коригувальних коефіцієнтів. 4) Акт (або зведена відомість, бухгалтерська довідка) на списання пального за даними подорожніх листів із розрахунком кількості та вартості для відображення в обліку.

Якщо орендодавець веде свої документи (наприклад, внутрішні подорожні листи екіпажу), вони не замінюють первинні документи орендаря. Документи орендодавця можуть додатково підтверджувати реальність поїздок, але витрати на пальне у своєму обліку орендар обґрунтовує саме власними первинними документами з обов’язковими реквізитами та затвердженим порядком їх оформлення.

Підсумок: орендар має організувати власний документообіг по орендованому авто і на підставі подорожніх листів та актів списання відносити пальне до своїх витрат.